Sessiekeuze op een congres: parallelle sessies met capaciteitslimieten

Een capaciteitslimiet bij congresregistratie is een maximum aantal plekken per sessie, waarbij het registratiesysteem de bezetting automatisch bewaakt en deelnemers bij een volle sessie op een wachtlijst plaatst.

Een jaarcongres met parallelle sessies kent een terugkerend probleem: de zalen verschillen in grootte, het programma is vol en de belangstelling per sessie is vooraf lastig te voorspellen. Laat deelnemers bij de inschrijving zelf kiezen, dan bewaakt het systeem de bezetting. Activo ondersteunt dit type bijeenkomst sinds 1997, waaronder medische en wetenschappelijke congressen.

Kiezen bij de inschrijving

De deelnemer schrijft zich in en stelt in hetzelfde proces zijn programma samen. Hij ziet per ronde welke sessies er zijn en hoeveel plek er nog is. Bij betaalde registratie ontvangt hij naast het e-ticket ook een factuur in pdf; zie de online betaalmodule.

Voor congressen met een inhoudelijk programma is er het medisch congres platform, ingericht op abstracts, accreditatie en betaalde inschrijving. Bij het VIP Congres liep de congresregistratie met workshopkeuze en toegangscontrole in één traject.

Zaalcapaciteit als uitgangspunt

Elke sessie krijgt zijn eigen limiet, afgestemd op de zaal waarin hij plaatsvindt. Zit een sessie vol, dan komt de volgende aanmelder op de wachtlijst en schuift die door bij een afmelding. Dat voorkomt de situatie waarin dertig mensen voor een zaal met twintig stoelen staan.

Voor de programmacommissie is de bezettingsinformatie ook inhoudelijk bruikbaar: je ziet welke onderwerpen aanslaan en kunt daarop de zaalindeling of het programma voor de volgende editie bijstellen.

Abstracts en het programma

Draait je congres op ingediende bijdragen, dan verloopt dat via de abstract-review-module, waarmee auteurs indienen en de beoordelingscommissie reviewt. Bij LIMSC is die module ingezet voor de grootste tweejaarlijkse studentenconferentie ter wereld.

Bij Amsterdam UMC liep dit samen met een online posterplatform en een hybride uitzending, waarbij online deelnemers zonder extra software konden meekijken via het Congres Online Platform.

Van sessiekeuze naar de congresdag

Het persoonlijke programma staat in de Event App met e-ticket, naast praktische informatie en updates.

Bij de ingang wordt het e-ticket gescand en volgt de badge-uitgifte; zie toegangscontrole op eventlocatie. Omdat elke scan wordt geregistreerd, heb je na afloop een presentielijst zonder handmatig turven. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR.

Veelgestelde vragen over sessiekeuze op congressen