Portfolio
Congresregistratie met workshopkeuze en toegangscontrole voor het VIP Congres 2026
Het VIP Congres is het jaarlijkse congres van de Stichting Contactgroep Automatisering (CGA), een platform voor softwareleveranciers in de fintech- en insuretech-branche. De CGA fungeert als centraal aanspreekpunt voor partijen als de AFM, Adfiz, HDN, het Ministerie van Financiën, SIVI en het Verbond van Verzekeraars. De lustrumeditie 2026, op 7 juli in het AFAS Theater in Leusden, bracht circa 793 deelnemers samen onder het thema re:Invent. De organisatie zocht een professionele congresomgeving die zowel open inschrijving als registratie op uitnodiging ondersteunde, inclusief workshopkeuze met capaciteitsbeperking, een volledig uitnodigingstraject en on-site toegangscontrole met badges en lanyards.
Congreswebsite met workshopregistratie, dubbele instroom en capaciteitsbeperking per sessie
Activo realiseerde een volledige congreswebsite met welkomstpagina inclusief aftermovie, programma- en sprekersoverzicht, kennissessie-overzicht, sponsorenpagina en een aan- en afmeldpagina met workshopkeuze en capaciteitsbeperking. Zowel open inschrijving als registratie op uitnodiging waren mogelijk binnen hetzelfde platform, via een gebruiksvriendelijk beheerdashboard met SSL-beveiliging. Via het uitnodigingstraject ontving elke deelnemer een gepersonaliseerde uitnodigingsmail, gevolgd door reminders, een final call-mailing en een bedanktmailing. Alle mailings werden automatisch voorzien van een e-ticket met QR-code voor toegangscontrole op de dag zelf.
Live App, vier scanpunten met badgeprinters en mobiele internetback-up
Op 7 juli 2026 stond het balieregistratiesysteem operationeel van 8:00 tot 15:00 uur, met vier scanpunten bestaande uit een laptop, scanner en printer per punt. De Live App gaf realtime inzicht in de bezoekersaantallen en de instroom per scanpunt. Een projectmanager van Activo was aanwezig voor de op- en afbouw van het systeem. Als back-up bij uitval van wifi was een mobiele internetrouter beschikbaar. Ter ondersteuning van de representatieve congresbeleving in het AFAS Theater verzorgde Activo badges en lanyards voor alle deelnemers, passend bij de hoge standaard die het VIP Congres kenmerkt.
Volledige controle over deelnemersstroom en gecontroleerde workshopverdeling voor 793 fintech-professionals
De combinatie van open inschrijving en uitnodigingsregistratie op één platform gaf de organisatie volledige controle over de deelnemersstroom, zonder handmatige afstemming tussen meerdere systemen. Alle registraties, workshopkeuzes en mailinghistorie waren inzichtelijk via het centrale dashboard. De workshopmodule met capaciteitsbeperking zorgde voor goed verdeelde kennissessies en een gecontroleerde deelnemerservaring, wat bijdroeg aan het VIP-karakter van het congres. De geautomatiseerde mailing- en bevestigingsstroom verminderde de administratieve belasting bij de organisatie aanzienlijk.
