Veelgestelde vragen

Activo ondersteunt organisaties bij het professioneel organiseren van zakelijke events en congressen. Activo levert eventsoftware én begeleiding: online registratie, uitnodigingen en reminders, e-tickets, toegangscontrole, badges en keycords, capaciteitsbeheer voor sessies en een Event App. Op de eventdag verzorgt een projectmanager de check-in op locatie.

Activo verzorgt toegangscontrole via e-tickets met een QR-code die bij de entree wordt gescand vanaf telefoon of papier. Na het scannen wordt direct de badge met keycord uitgegeven. Het systeem werkt online, waardoor de eventmanager live ziet wie aanwezig is. Zo voorkom je wachtrijen en houd je overzicht over de aanwezigen.

Activo maakt gepersonaliseerde badges en keycords op basis van de registratiegegevens, volledig in de huisstijl of het thema van je event. De uitgifte gebeurt op locatie, direct na het scannen van het e-ticket, zodat deelnemers een herkenbare badge ontvangen die past bij de uitstraling van je event.

Activo verzorgt het hele uitnodigingstraject: een uitnodiging in je huisstijl, een reminder naar genodigden die nog niet hebben gereageerd, een directe registratiebevestiging en vlak voor het event een final-call mailing met het persoonlijke e-ticket. Dit zorgt voor meer aanmeldingen en een lagere no-show.

Ja. Het Medisch Congres Platform van Activo is gemaakt voor medische en wetenschappelijke congressen, met een abstract-review-module, online posterpresentaties, betaalde registratie, accreditatie, een Congres App en toegangscontrole met badge. Voorbeelden zijn congressen voor Amsterdam UMC en de Leiden International (Bio)Medical Student Conference.

Deelnemers kiezen bij de registratie zelf hun workshops en sessies. Activo bewaakt de capaciteit automatisch: zit een sessie vol, dan schuift de volgende keuze naar de wachtlijst. Zo houd je overzicht over wie waar verwacht wordt, ook bij meerdere parallelle sessies.

Activo werkt voor corporate organisaties, overheidsinstellingen, zorg- en onderwijsorganisaties, verenigingen, brancheorganisaties en eventbureaus. De oplossingen zijn schaalbaar, van kleinere bijeenkomsten tot grootschalige congressen met duizenden deelnemers.

Privacy en dataveiligheid zijn onderdeel van de oplossing. Activo werkt met aandacht voor AVG/GDPR en sluit aan bij de privacy- en security-eisen van zakelijke opdrachtgevers en hun IT- en security-afdelingen.

Activo bestaat sinds 1997, ondersteunde 5000+ events en biedt persoonlijke begeleiding door ervaren projectmanagers, ook op locatie. Het is geen losse tool maar een betrokken eventpartner die meedenkt, snel schakelt en aanwezig is op de dag zelf.

Een event website van Activo is een op maat gemaakte website voor zakelijke evenementen, volledig vormgegeven in de huisstijl van de opdrachtgever en het thema van het evenement. De website is gericht op optimale gebruiksvriendelijkheid en een hogere registratiegraad.

Ja, de event website wordt volledig opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever, gecombineerd met het thema van het evenement. Zo sluit de uitstraling perfect aan bij je organisatie.

Genodigden melden zich aan via de event website. Persoonsgegevens die al bekend zijn, worden automatisch vooraf ingevuld, waardoor het aanmeldproces sneller en gebruiksvriendelijker verloopt.

Ja, via een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem (CMS) kan je eenvoudig wijzigingen doorvoeren op de event website. Ook kunnen deelnemersgegevens worden geëxporteerd naar een Excel-bestand.

Activo verzorgt verschillende soorten mailings, waaronder:

• save-the-date mailing (met agenda-knop),
• uitnodigingsmailing,
• herinneringsmailing,
• bevestigingsmailing na registratie,
• final-call mailing vlak voor het evenement.

Alle mailings worden vormgegeven in de huisstijl van de opdrachtgever.

Ja, zodra een deelnemer zich via de event website aanmeldt, ontvangt hij of zij direct een automatische bevestigingsmail van de registratie.

Ja, gedurende het volledige uitnodigingstraject staat er een projectmanager van Activo klaar voor ondersteuning en begeleiding.

Activo NEXT is minder geschikt wanneer:

• Je slechts éénmalig of zeer incidenteel een event organiseert
• Elk event volledig uniek maatwerk is zonder herhaalbaarheid
• Je alles liever volledig uitbesteedt zonder zelf regie te voeren.

In die gevallen adviseren we graag een volledig begeleid Activo-traject.

Nee, Activo NEXT is ontwikkeld voor event- en communicatieteams. Technische kennis is niet nodig.

Ja, je kiest per event of fase waar je Activo wilt inzetten.

Ja, het platform is schaalbaar en geschikt voor zowel kleine als grotere zakelijke events.

Zeker, Activo NEXT is modulair opgebouwd en groeit mee met jullie organisatie.

Activo NEXT geeft je meer zelfstandigheid. Het klassieke traject is volledig begeleid.