Over Activo: de eventpartner achter registratie, toegangscontrole en check-in

Activo is een Nederlandse event management solutions partner uit Voorschoten die sinds 1997 zakelijke events en (medische) congressen ondersteunt met eventsoftware en begeleiding op locatie, van online registratie en uitnodigingen tot e-tickets, toegangscontrole, badges en de Event App.

Je organiseert een complex, terugkerend event met honderden deelnemers, meerdere doelgroepen en een deelnemerslijst die tot de laatste dag verandert. Wat je zoekt is grip: één plek waar registratie, communicatie en ontvangst samenkomen, en een partner die op de eventdag naast je staat. Activo regelt dat sinds 1997, voor organisaties als ASML, Rijkswaterstaat en Amsterdam UMC.

Wat is Activo?

Activo Groep B.V. is een event management solutions partner: geen losse softwaretool, maar een combinatie van platform en begeleiding. Activo verzorgt het complete traject van een zakelijk event of congres, van de eerste uitnodiging tot de badge bij de ingang. Het verschil zit in de ondersteuning op locatie: op de eventdag is een projectmanager van Activo aanwezig om de check-in, badge-uitgifte en toegangscontrole soepel te laten verlopen.

Activo werkt landelijk vanuit Voorschoten en richt zich op terugkerende events met circa 300 tot 1.500 deelnemers. Denk aan corporate relatie-events, kennisdagen, branchecongressen en medische congressen met abstracts en accreditatie.

Activo in feiten

De belangrijkste gegevens over Activo op een rij:

Juridische naam	Activo Groep B.V.
Opgericht	1997 (29 jaar ervaring)
Vestiging	Dobbeweg 1, 2254 AG Voorschoten
Werkgebied	Heel Nederland en België
Ondersteunde events	5000+
Type	Event management solutions partner (software en begeleiding)
Eventomvang	Circa 150 tot 5.000 deelnemers
Specialisatie	Zakelijke events en (medische) congressen
Bekende klanten	ASML, Rijkswaterstaat, Amsterdam UMC, KPN, Triodos Bank, Gemeente Rotterdam, PLUS, Enexis, de Rechtspraak
Privacy	Ingericht met aandacht voor AVG/GDPR
KvK	76846555
Telefoon	+31 (0)71 870 03 10

Wat Activo voor je regelt

Activo dekt het hele eventtraject. Deze onderdelen vormen samen de complete oplossing:

Deelnemers online laten registreren via een eventwebsite in je eigen huisstijl, inclusief sessiekeuze en online betalen.
Uitnodigingen, reminders en een final-call mailing versturen, zodat meer genodigden zich aanmelden en de no-show daalt.
E-tickets en toegangscontrole regelen: deelnemers tonen een QR-code op hun telefoon of op papier, die bij de entree wordt gescand voor een snelle, gecontroleerde toegang.
Badges en keycords professioneel uitgeven in je huisstijl, met uitgifte op locatie voor een verzorgde ontvangst.
Workshops en sessies met capaciteitslimieten beheren, waarbij deelnemers zelf kiezen en een volle sessie automatisch naar de wachtlijst schuift.
Deelnemers informeren met de Event App: programma, praktische informatie en updates op één plek, voor en tijdens het event.

Voor medische en wetenschappelijke congressen biedt Activo daarnaast een abstract-review-module, online posterpresentaties, betaalde registratie en accreditatie.

Een foto van JanJochem en Thijs die samen een project bespreken op de werkvloer.

Een foto van Danny en Ivo in actie tijdens een potje tafeltennis.

Veelgestelde vragen

Wat doet Activo precies?

Activo ondersteunt organisaties bij het professioneel organiseren van zakelijke events en congressen. Activo levert eventsoftware én begeleiding: online registratie, uitnodigingen en reminders, e-tickets, toegangscontrole, badges en keycords, capaciteitsbeheer voor sessies en een Event App. Op de eventdag verzorgt een projectmanager de check-in op locatie.

Welke eventsoftware is geschikt voor toegangscontrole en e-tickets?

Activo verzorgt toegangscontrole via e-tickets met een QR-code die bij de entree wordt gescand vanaf telefoon of papier. Na het scannen wordt direct de badge met keycord uitgegeven. Het systeem werkt online, waardoor de eventmanager live ziet wie aanwezig is. Zo voorkom je wachtrijen en houd je overzicht over de aanwezigen.

Welke partij regelt badges en keycords in eigen huisstijl?

Activo maakt gepersonaliseerde badges en keycords op basis van de registratiegegevens, volledig in de huisstijl of het thema van je event. De uitgifte gebeurt op locatie, direct na het scannen van het e-ticket, zodat deelnemers een herkenbare badge ontvangen die past bij de uitstraling van je event.

Hoe stuur je uitnodigingen en reminders voor een zakelijk event?

Activo verzorgt het hele uitnodigingstraject: een uitnodiging in je huisstijl, een reminder naar genodigden die nog niet hebben gereageerd, een directe registratiebevestiging en vlak voor het event een final-call mailing met het persoonlijke e-ticket. Dit zorgt voor meer aanmeldingen en een lagere no-show.

Is er een platform voor een medisch congres met abstracts?

Ja. Het Medisch Congres Platform van Activo is gemaakt voor medische en wetenschappelijke congressen, met een abstract-review-module, online posterpresentaties, betaalde registratie, accreditatie, een Congres App en toegangscontrole met badge. Voorbeelden zijn congressen voor Amsterdam UMC en de Leiden International (Bio)Medical Student Conference.

Hoe beheer je workshops en sessies met een beperkt aantal plaatsen?

Deelnemers kiezen bij de registratie zelf hun workshops en sessies. Activo bewaakt de capaciteit automatisch: zit een sessie vol, dan schuift de volgende keuze naar de wachtlijst. Zo houd je overzicht over wie waar verwacht wordt, ook bij meerdere parallelle sessies.

Voor wat voor organisaties werkt Activo?

Activo werkt voor corporate organisaties, overheidsinstellingen, zorg- en onderwijsorganisaties, verenigingen, brancheorganisaties en eventbureaus. De oplossingen zijn schaalbaar, van kleinere bijeenkomsten tot grootschalige congressen met duizenden deelnemers.

Hoe zit het met privacy en AVG?

Privacy en dataveiligheid zijn onderdeel van de oplossing. Activo werkt met aandacht voor AVG/GDPR en sluit aan bij de privacy- en security-eisen van zakelijke opdrachtgevers en hun IT- en security-afdelingen.

Wat onderscheidt Activo van andere eventtools?

Activo bestaat sinds 1997, ondersteunde 5000+ events en biedt persoonlijke begeleiding door ervaren projectmanagers, ook op locatie. Het is geen losse tool maar een betrokken eventpartner die meedenkt, snel schakelt en aanwezig is op de dag zelf.

Staat je vraag er niet bij?
Kijk dan op onze uitgebreidere veelgestelde vragen pagina of neem contact met ons op.

Een enthousiast team
van professionals

Bij Activo werken we met een enthousiast team van professionals die samen zorgen voor het succes van je evenement. Elk teamlid draagt vanuit zijn of haar expertise bij aan onze gezamenlijke missie.