Pushberichten tijdens je event die deelnemers verder helpen

Met pushberichten tijdens je event geef je deelnemers op het juiste moment een praktische update via de Event App. Denk aan een andere zaal, een aangepaste starttijd of het vertrek van een bus. Met duidelijke afspraken over inhoud, doelgroep en verzending houd je als eventmanager overzicht en weet je team wat er moet gebeuren.

Het plenaire programma loopt tien minuten uit en de volgende workshop verhuist naar zaal 3. Voor jou zijn dat twee wijzigingen in het draaiboek. Voor de deelnemer is vooral belangrijk waar hij wordt verwacht en hoe laat. Activo helpt je om die informatie helder over te brengen en de communicatie vooraf goed te organiseren.

Kies berichten die op dat moment helpen

Een goed pushbericht helpt de deelnemer een volgende stap te zetten. Bepaal daarom per bericht wat iemand ermee moet kunnen doen. Is de informatie nu relevant en vraagt die om aandacht? Dan kan een korte melding passend zijn. Bijvoorbeeld bij:

• Een zaalwijziging voor een workshop of deelsessie.
• Een aangepaste starttijd na uitloop van het programma.
• Het vertrek van een pendelbus vanaf een afgesproken opstapplek.
• Een oproep aan sprekers om zich bij hun contactpersoon te melden.

Stem het aantal berichten af op de lengte en opzet van je event. Een middag in één zaal vraagt om andere communicatie dan een kennisdag met parallelle sessies. Algemene informatie geef je een vaste plek in de app; een pushbericht vestigt de aandacht op wat op dat moment belangrijk is.

Schrijf kort en maak de volgende stap duidelijk

Noem eerst wat er verandert of wat er gaat beginnen. Voeg daarna het tijdstip en de locatie toe. Gebruik dezelfde zaalnamen als in het programma en op de bewegwijzering. Zo kan de deelnemer de informatie meteen gebruiken.

Deze voorbeeldberichten laten zien hoe concreet dat kan:

Zaalwijziging: Workshop B begint om 14.00 uur in zaal 3.

Nieuwe starttijd: De plenaire sessie begint om 15.10 uur in de Grote Zaal.

Vertrek pendelbus: De bus vertrekt om 17.30 uur bij de hoofdingang.

Houd het bij één onderwerp per bericht. Uitgebreide toelichting kan in de bijbehorende programma-informatie staan. Een deelnemer die onderweg is naar een sessie heeft vooral behoefte aan een duidelijke aanwijzing.

Stem de ontvangers af op de inhoud

Een wijziging voor workshop B is vooral relevant voor de deelnemers aan die workshop. Bepaal vooraf welke groepen je wilt kunnen informeren, bijvoorbeeld bezoekers van een sessie, sprekers of alle deelnemers.

We stemmen de inrichting van de Event App af op die indeling en de gegevens uit de registratie. Daarbij controleren we hoe je de juiste ontvangers selecteert en hoe latere wijzigingen in sessiekeuzes worden verwerkt. Zo weet je team vóór het event welke selectie bij welk bericht hoort.

De Event App met e-ticket brengt het persoonlijke programma, praktische informatie en updates samen. Dat geeft deelnemers een herkenbare plek om hun bezoek voor te bereiden en tijdens het event informatie terug te vinden.

Bereid de verzending voor in je draaiboek

Maak de teksten voor voorspelbare momenten alvast klaar. Noteer per bericht de ontvangers, het beoogde verzendmoment en de verantwoordelijke collega. Spreek af wanneer ieder bericht wordt verstuurd en wie daarvoor het startsein geeft.

Koppel een bericht over de start van een sessie aan de werkelijke voortgang. Loopt de lunch uit, pas dan eerst de geplande communicatie aan. Daarmee blijft de melding aansluiten op wat deelnemers ter plekke ervaren.

Wijs één verantwoordelijke voor de verzending aan en regel een vervanger. Neem samen de bediening door en verstuur vooraf een testbericht. Op de eventdag is dan duidelijk wie een wijziging bevestigt, wie de tekst controleert en wie op verzenden drukt.

Houd het programma en je team op dezelfde lijn

Bij een zaalwijziging hoort ook een aanpassing van de programma-informatie. Werk die bij volgens de afgesproken werkwijze en controleer wat de deelnemer in de app ziet. Verstuur daarna het bericht met de nieuwe zaal en starttijd.

Informeer ook de betrokken collega's op locatie. Een host bij de oude zaal en een bijgewerkt scherm helpen deelnemers dezelfde kant op. Leg deze stappen naast elkaar vast in het draaiboek, zodat je ze bij een wijziging vlot kunt uitvoeren.

Bouw voort op wat voor jouw event werkt

Bij de Alliander Leiderschapsdag zette Activo een Event App in met een interactieve plattegrond en gepersonaliseerde pushberichten. De organisatie kon daarmee tijdens de dag belangrijke updates delen. Bekijk deze praktijkcase voor een voorbeeld van communicatie rond een programma met verschillende activiteiten.

Bespreek na jouw event welke berichten deelnemers verder hielpen en welke vragen bij de hosts terugkwamen. Gebruik die ervaringen om het draaiboek voor de volgende editie aan te scherpen. Zo bouwt je team een werkwijze op die past bij jullie deelnemers en programma.

Veelgestelde vragen over pushberichten tijdens je event