Portfolio
LIMSC
De Leiden International (Bio)Medical Student Conference (LIMSC), 's werelds grootste tweejaarlijkse studentenconferentie, had een gestroomlijnd systeem nodig voor het indienen en beoordelen van wetenschappelijke abstracts, gecombineerd met een efficiënt registratie- en betalingsproces.
De aanpak
We ontwikkelden een geïntegreerde oplossing met twee hoofdcomponenten. Ten eerste een gebruiksvriendelijke Abstract & Review Module waar studenten wereldwijd hun onderzoek kunnen indienen. Via deze module kunnen auteurs een account aanmaken, meerdere abstracts uploaden, co-auteurs toevoegen en ondersteunende documenten delen.
Voor de beoordelingscommissie creëerden we een speciale review-omgeving waar ingediende abstracts efficiënt kunnen worden beoordeeld. Dit stelt de organisatie in staat om goedgekeurde presentaties in te delen als presentatie, posterpresentatie, symposium of lezing.
Daarnaast implementeerden we een complete registratie- en betaaloplossing. Deelnemers kunnen eenvoudig hun e-ticket aanschaffen, waarna ze automatisch hun ticket en factuur ontvangen. Na registratie kunnen ze zich inschrijven voor specifieke presentaties en hun persoonlijke programma bekijken.
Accreditatie en aanwezigheidsregistratie
Voor het toekennen van accreditatiepunten ontwikkelden we een systeem dat de aanwezigheid van deelnemers nauwkeurig registreert, ook tijdens parallelle workshoprondes.
Het resultaat
Het platform heeft met succes het complete proces gestroomlijnd: van abstract indiening en beoordeling tot ticketverkoop en aanwezigheidsregistratie. De automatisering van deze processen stelde LIMSC in staat om zich te concentreren op de inhoudelijke kant van de conferentie.
