Een persoonlijk programma in de Event App voor iedere deelnemer

Spreker en deelnemers tijdens een kennissessie, met een voorbeeld van een persoonlijk programma in de Event App.

Je programmacommissie stelt een congres samen met inhoudelijke verdieping, parallelle sessies en ruimte voor ontmoeting. Met een persoonlijk programma in de Event App vindt iedere deelnemer zijn gekozen sessies, tijden en zalen overzichtelijk terug. Zo help je deelnemers hun congresdag te volgen en kan het secretariaat zich richten op de begeleiding van het congres.

Een bruikbaar persoonlijk programma begint bij de samenhang tussen registratie en programma. Welke sessies kiest iemand? Welke onderdelen zijn voor iedereen bedoeld? En hoe verwerk je een wijziging? Activo denkt mee over die inrichting, zodat het overzicht in de app aansluit op de keuzes van deelnemers en de werkwijze van jouw organisatie.

Van sessiekeuze naar een overzichtelijke congresdag

De keuzes die deelnemers bij hun inschrijving maken, vormen de basis voor hun persoonlijke programma. Daarnaast neem je gezamenlijke onderdelen mee, zoals de plenaire opening, pauzes en afsluiting. Bij een meerdaags congres stemmen we af welke dagen en onderdelen voor iedere deelnemer van toepassing zijn.

Maak per programmaonderdeel in één oogopslag duidelijk:

Wat de titel is en hoe laat het onderdeel begint en eindigt.
In welke zaal of op welke locatie het plaatsvindt.
Wie de spreker of sessieleider is.
Waar de deelnemer een korte inhoudelijke toelichting vindt.

Zo wordt het persoonlijke programma een praktische route door de congresdag. We stemmen ook af hoe deelnemers het volledige aanbod kunnen bekijken. Dat helpt bij de voorbereiding en bij het bespreken van een eventuele andere sessiekeuze.

De indeling in rondes en de beschikbare plaatsen regel je al bij de registratie. Lees meer over sessiekeuze op een congres met capaciteitslimieten.

Maak de informatie herkenbaar op locatie

Gebruik in de app dezelfde sessietitels en zaalnamen als op de congreswebsite, de bewegwijzering en de overzichten voor hosts. Een deelnemer moet de zaal uit zijn programma direct kunnen herkennen bij de deur. Voeg waar nodig een verdieping of gebouw toe.

Kijk ook naar de overgang tussen sessies. Is er voldoende tijd om naar een andere zaal te lopen? Zijn pauzes en gezamenlijke onderdelen duidelijk opgenomen? Door het programma als deelnemer te doorlopen, zie je welke informatie onderweg nodig is. De Event App met e-ticket brengt dat programma samen met praktische congresinformatie.

Regel vooraf hoe wijzigingen worden verwerkt

Spreek met commissie, secretariaat en Activo af wie programmawijzigingen doorgeeft, wie ze verwerkt en wie de gepubliceerde informatie controleert. Neem ook de communicatie naar sprekers en hosts mee. Zo sluit de informatie in de app aan op wat er in de zaal gebeurt.

Werk vooraf drie situaties uit:

Een deelnemer kiest een andere sessie. Bepaal tot wanneer dit kan, via welke route en hoe de bevestigde keuze in het persoonlijke programma terechtkomt.
Een sessie krijgt een andere zaal of tijd. Werk het programma bij en bepaal welke aanvullende communicatie nodig is, bijvoorbeeld een gericht pushbericht op de congresdag.
Er komt een plaats vrij bij een volle sessie. Stem de wachtlijst, bevestiging en verwerking in het programma op elkaar af. Een wachtlijstplek en een bevestigde deelname moeten duidelijk herkenbaar zijn.

Die afspraken geven rust wanneer het programma verandert. Je team weet wat het moet doen en deelnemers krijgen informatie waarop zij hun volgende stap kunnen baseren.

Gebruik sessiekeuzes als informatie voor de commissie

Het aantal inschrijvingen per sessie helpt je de belangstelling voor onderwerpen te volgen en de zaalindeling te beoordelen. Wil je daarnaast weten wie daadwerkelijk een sessie bezoekt, richt dan registratie bij de betreffende zalen in. Zo kun je de gemaakte keuzes en het geregistreerde bezoek zorgvuldig naast elkaar leggen.

Ook sessie-evaluaties kunnen de commissie helpen bij een volgende editie. Spreek vooraf af welke gegevens je wilt verzamelen en hoe je die wilt bekijken. Daarmee maak je een gerichte keuze in de inrichting, passend bij de inhoudelijke vragen van jouw congres.

Controleer het programma vanuit verschillende deelnemers

Doorloop vóór de introductie van de app een paar herkenbare deelnemersroutes. Bekijk bijvoorbeeld het programma van iemand die één dag komt, van iemand met meerdere sessiekeuzes en van iemand die een keuze laat wijzigen. Controleer de tijden, zalen, gezamenlijke onderdelen en bevestigingen.

Doe dit samen met het secretariaat en de betrokken programmabeheerder. Activo helpt bij het afstemmen van registratie en app. Neem ook mee wie namens de organisatie toegang nodig heeft tot deelnemersgegevens. Zo past de werkwijze bij de rollen binnen jouw team.

Een persoonlijk programma in de praktijk

Voor de Digestive Disease Days van de NVGE realiseerde Activo een centrale congresomgeving voor onder meer registratie, abstractbeheer, programma en communicatie. Deelnemers kregen via de geïntegreerde Event App toegang tot hun persoonlijke programma, actuele congresinformatie en digitale e-ticket.

Die combinatie laat zien hoe het programma onderdeel wordt van de volledige deelnemerservaring. Bekijk de NVGE-case voor de opzet van dit congresplatform.

Veelgestelde vragen over een persoonlijk programma

Moet een deelnemer zijn sessies opnieuw kiezen in de app?

De sessiekeuzes bij registratie vormen de basis voor het persoonlijke programma. We richten registratie en app in samenhang in, zodat de deelnemer zijn bevestigde keuzes kan terugvinden. Eventuele wijzigingen nemen we mee in die werkwijze.

Hoe komen gezamenlijke onderdelen in het persoonlijke programma?

Bij de inrichting bepalen we welke onderdelen voor iedereen of voor een bepaalde deelnemersgroep gelden. Denk aan de plenaire opening, lunch en afsluiting. Die krijgen samen met de gekozen sessies een logische plek in het overzicht.

Wat gebeurt er als een sessie van zaal of tijd verandert?

De wijziging wordt verwerkt in het programma. We spreken af wie dit doorgeeft en controleert, en welke deelnemers je aanvullend informeert. Op de congresdag kan een gericht pushbericht de aandacht vestigen op de nieuwe zaal of tijd.

Kunnen deelnemers hun sessiekeuze aanpassen?

We stemmen af of en tot wanneer deelnemers keuzes kunnen wijzigen, via welke route en hoe de beschikbare capaciteit wordt bewaakt. Ook de bevestiging en het persoonlijke programma nemen we daarin mee, zodat duidelijk is welke keuze geldt.

Hoe gaan we om met deelnemers op een wachtlijst?

We spreken af hoe een vrijgekomen plaats wordt toegewezen en bevestigd. Een sessie wordt als bevestigde keuze verwerkt zodra de deelnemer daadwerkelijk een plaats heeft. De communicatie maakt duidelijk onderscheid tussen wachten op een plek en kunnen deelnemen.

Kunnen we daarnaast een gedrukt programma gebruiken?

Ja. Een compact gedrukt overzicht kan helpen bij de oriëntatie op locatie. Verwijs voor het persoonlijke programma en gepubliceerde wijzigingen duidelijk naar de Event App en gebruik op beide plekken dezelfde zaalnamen en sessietitels.

Bespreek het persoonlijke programma voor jouw congres

Organiseer je een congres met meerdere rondes, parallelle sessies of verschillende deelnemersgroepen? We kijken graag met je mee naar de sessiekeuze, gezamenlijke onderdelen en het verwerken van wijzigingen. Deel je programmaopzet met ons, dan bespreken we hoe registratie en de Event App daarop kunnen aansluiten.
Vraag een adviesgesprek aan