Portfolio
Medisch congresplatform voor de NVGE Digestive Disease Days
De Nederlandse Vereniging voor Gastro-enterologie organiseert tweemaal per jaar de Digestive Disease Days: een voorjaarscongres en een najaarscongres voor ruim 1.000 medisch specialisten, onderzoekers en zorgprofessionals. Het congres staat centraal in de uitwisseling van de nieuwste ontwikkelingen binnen de gastro-enterologie.
Om beide congressen efficiënt te organiseren, was behoefte aan één centrale omgeving voor deelnemersregistratie, abstract handling, standhouderbeheer, wetenschappelijke programma-opbouw en deelnemerscommunicatie.
Eén centraal medisch congresplatform voor registratie, abstracts en communicatie
Voor de Digestive Disease Days realiseerde Activo een geïntegreerd Medisch Congres Platform waarin alle organisatorische processen samenkomen. Via de congreswebsite konden deelnemers zich eenvoudig registreren, hun programma bekijken en direct toegang krijgen tot relevante congresinformatie.
Kern van het platform was de Abstract & Review Module: een gestructureerde digitale omgeving die het volledige traject van indiening tot programmabeslissing ondersteunt, zonder e-mailverkeer of losse spreadsheets.
Gebruiksvriendelijk abstracts indienen voor onderzoekers
Voor onderzoekers en auteurs was het indienen van een abstract zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Via een heldere, stapsgewijze indienomgeving werden auteurs door het formulier geleid: van het invullen van titel, auteurs en thema tot het uploaden van de abstracttekst zelf. Verplichte velden en directe validatie voorkwamen dat onvolledige inzendingen werden ingediend.
Na indiening konden auteurs tot de sluitingsdatum hun inzending terugvinden via een persoonlijke login en indien nodig nog aanpassen. Daardoor hoefde de organisatie niet op te treden als doorgeefluik bij correcties en was de administratieve belasting aan beide kanten minimaal.
Overzichtelijk reviewproces voor de wetenschappelijke commissie
De reviewers beoordeelden inzendingen via een gestructureerde online beoordelingsomgeving die specifiek is ingericht voor wetenschappelijke peer review. Elke reviewer zag uitsluitend de abstracts die aan hem of haar waren toegewezen, zonder afleiding van andere inzendingen of commissieleden.
Per abstract konden reviewers een score toekennen op vooraf vastgestelde beoordelingscriteria, zoals wetenschappelijke kwaliteit en relevantie. Aanvullend was er ruimte voor inhoudelijk commentaar. De gestructureerde opzet zorgde voor consistente beoordelingen en maakte het vergelijken van scores eenvoudig.
De organisatie volgde de voortgang van het reviewproces realtime via een centraal dashboard: hoeveel abstracts waren beoordeeld, welke stonden nog open en waar waren meerdere reviewers het oneens. Dat gaf de wetenschappelijke commissie te allen tijde volledig overzicht, ook wanneer reviewers verspreid over het land of in de kliniek aan het werk waren.
Efficiënte deelnemersregistratie en professionele congresbeleving
Naast het wetenschappelijke traject verzorgde Activo ook de volledige deelnemersregistratie en de standhouderregistratie voor ruim 35 deelnemende organisaties. Via de responsive congreswebsite konden verschillende doelgroepen zich eenvoudig aanmelden en aanvullende gegevens beheren.
De geïntegreerde Event App gaf deelnemers tijdens het congres direct toegang tot hun persoonlijke programma, actuele congresinformatie en het digitale e-ticket voor snelle toegangscontrole op locatie.
Om deelnemers gedurende het volledige traject goed te informeren, werd een mailingtraject ingericht met uitnodigingen, registratiebevestigingen, praktische congresinformatie en reminders.
Een schaalbare digitale oplossing voor medische congressen
Met het geïntegreerde congresplatform beschikte de organisatie van de Digestive Disease Days over één centrale omgeving voor registratie, abstract management, communicatie en programmabeheer. Het abstracttraject verliep volledig digitaal: van indiening door auteurs tot beoordeling door reviewers en de uiteindelijke samenstelling van het wetenschappelijke programma.
De combinatie van gebruiksvriendelijke workflows, realtime inzicht en geautomatiseerde processen zorgde voor minder handmatige administratie en een professionele ervaring voor zowel deelnemers en auteurs als de organisatie en wetenschappelijke commissie.
