Een app voor je congres: wanneer voegt het iets toe?

Een Event App is een app waarin deelnemers het programma, praktische informatie, hun persoonlijke sessie-indeling en hun e-ticket op één plek vinden, voor en tijdens het event.

Een jaarcongres met vier rondes, zes parallelle sessies per ronde en driehonderd deelnemers die allemaal een andere route lopen. Dat is precies het type bijeenkomst waarbij een gedrukt programmaboekje tekortschiet: het is verouderd zodra er één spreker uitvalt. Activo ondersteunt congressen sinds 1997, waaronder medische en wetenschappelijke bijeenkomsten.

Waar een congres-app het verschil maakt

Bij een vol programma met keuze. Elke deelnemer heeft zijn eigen indeling, en die staat in de Event App met e-ticket naast de zaalinformatie en het tijdstip. Hij hoeft niet in een boekje te zoeken welke sessie hij ook alweer had gekozen.

Bij het congres van Amsterdam UMC werd de deelnemerservaring op die manier opgezet, gecombineerd met een online posterplatform en een hybride uitzending via het Congres Online Platform.

Wanneer je het beter niet doet

Bij een compacte kennisdag met één zaal en een lineair programma. Dan is een e-ticket met QR-code plus een duidelijke bevestigingsmail voldoende. Een app die niemand opent kost je geloofwaardigheid bij je deelnemers.

De afweging is dus niet technisch maar programmatisch: hoeveel keuze heeft je deelnemer, en hoe vaak verandert er iets?

Wijzigingen tijdens de congresdag

Een spreker valt uit, een sessie verhuist naar een andere zaal. In een app stuur je een pushbericht en zien de betrokken deelnemers hun bijgewerkte programma. Zonder app sta je bij de zaaldeur met een A4 en een viltstift.

De sessiekeuze zelf komt uit het evenement registratiesysteem, waar deelnemers bij de inschrijving hun rondes kiezen met capaciteitsbewaking en wachtlijsten. Bij het VIP Congres liep congresregistratie met workshopkeuze en toegangscontrole in één traject.

Abstracts, posters en exposanten

Draait je congres op ingediende bijdragen, dan verloopt dat via de abstract-review-module; bij LIMSC is die ingezet voor de grootste tweejaarlijkse studentenconferentie ter wereld. Het medisch congres platform brengt inschrijving, abstracts, accreditatie en betaling samen.

Heb je exposanten, dan leggen zij met de leadscanner contactgegevens vast door de QR-code van deelnemers te scannen. Bij de ingang wordt het e-ticket gescand en volgt de badge-uitgifte; zie toegangscontrole op eventlocatie. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR.

Veelgestelde vragen over een congres-app