Meer tijd voor je congresprogramma

Activo ondersteunt je congresorganisatie met deelnemersregistratie, betalingen, het abstracttraject en de ontvangst op locatie. Zo krijgt de programmacommissie meer ruimte voor sprekers, sessies en kennisdeling. De inhoudelijke keuzes blijven bij jullie.

Een congres voorbereiden doe je vaak naast je werk bij een vereniging, kennisinstelling of zorgorganisatie. Je wilt bijdragen beoordelen en een samenhangend programma maken. Tegelijk vragen deelnemers om een aangepaste factuur, willen ze hun sessiekeuze wijzigen of zoeken ze praktische informatie. Juist die terugkerende taken kun je onderbrengen bij een partner die het registratieproces verzorgt.

Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is

De commissie bepaalt de thema’s, selecteert sprekers en beslist welke bijdragen in het programma komen. Activo richt het registratieproces en de gekozen modules in en begeleidt de uitvoering. Bij een begeleid traject heb je één vaste projectmanager voor de voorbereiding en afstemming.

Leg voor de start vast wie wijzigingen goedkeurt, wie deelnemersvragen afhandelt en wanneer informatie definitief moet zijn. Neem ook de ondersteuning op de congresdag mee. Zo weet iedereen welke vragen bij de commissie horen en welke rechtstreeks naar Activo kunnen.

Registratie en betalingen overzichtelijk regelen

Leden, niet-leden, studenten en sprekers hebben niet altijd dezelfde registratie nodig. Activo richt het formulier in op jouw doelgroepen, met passende tarieven en de gegevens die je nodig hebt. Bij betaalde deelname neem je ook factuurgegevens op, zoals de organisatie, afdeling en factuurreferentie.

Met de online betaalmodule betaalt de deelnemer tijdens de registratie. Na een geslaagde betaling volgt een bevestiging met een pdf-factuur en e-ticket. Je houdt overzicht over inschrijvingen en betaalstatussen. Dat helpt bij deelnemersvragen én bij de voorbereiding met je financiële administratie.

Bekijk de online betaalmodule van Activo

Grip op abstracts en sessiekeuzes

Bij een congres met abstracts ondersteunt Activo het traject van indiening tot beoordeling en communicatie over de uitkomst. Auteurs dienen hun bijdrage digitaal in. Reviewers krijgen via een persoonlijke link toegang tot hun eigen account en zien alleen de abstracts die aan hen zijn toegewezen.

De reviewers beoordelen de inhoud; de commissie beslist over acceptatie en de indeling als presentatie of poster. Activo ondersteunt dit proces met de Abstract & Review Module. Je ziet de voortgang en welke beoordelingen nog openstaan, zodat je gericht kunt opvolgen.

Voor de sessie-inschrijving geef je per onderdeel de capaciteit op. Deelnemers kiezen uit de beschikbare sessies. Wil je ook belangstelling voor volle sessies bijhouden, dan richt je daarvoor een wachtlijst in. Het persoonlijke programma geeft iedere deelnemer overzicht over de eigen keuzes.

Een voorbereide ontvangst en een actueel programma

Wil je ook de ontvangst uit handen geven? Dan verzorgt Activo de check-in en badge-uitgifte op locatie. Vooraf bepalen we de bezetting, apparatuur en werkwijze, inclusief de afhandeling van wijzigingen. De commissie heeft daarmee ruimte om sprekers te ontvangen en het inhoudelijke programma te begeleiden.

Via de Event App vinden deelnemers hun programma, zalen en praktische informatie. Wijzigt er iets, dan werk je de informatie bij en stuur je waar nodig een gericht bericht. Zo blijft de actuele informatie op één plek beschikbaar.

Is aanwezigheidsregistratie nodig voor accreditatie? Dan richten we de registratie in op de benodigde meetmomenten, bijvoorbeeld per sessie. Na afloop heb je aanwezigheidsgegevens voor de verdere verwerking volgens de eisen van de accrediterende instantie.

Een voorbeeld uit de praktijk

Voor de Digestive Disease Days van de NVGE bracht Activo deelnemersregistratie, abstractbeheer, communicatie en programmabeheer samen in één congresplatform. Reviewers beoordeelden toegewezen bijdragen, terwijl de commissie de voortgang centraal volgde. Deelnemers kregen via de Event App toegang tot hun persoonlijke programma en e-ticket.

Lees de praktijkcase van de NVGE Digestive Disease Days

Veelgestelde vragen over ondersteuning bij je congres