Ontzorgen bij eventregistratie

Twee medewerkers achter een registratiebalie met laptops en scanners, met de tekst ‘Registratie uit handen’.

Activo verzorgt je uitnodigingen, online aanmeldingen, e-tickets, badges en check-in. Jij houdt overzicht over de deelnemers en bepaalt de keuzes voor je event. Met een vaste projectmanager en een duidelijke taakverdeling houd je meer tijd voor het programma en je deelnemers.

Bij een relatie-event of interne kennisdag lopen veel zaken tegelijk. Collega’s leveren namen aan, deelnemers kiezen workshops en vlak voor de eventdag komt er nog een vervanger bij. Ontzorgen bij eventregistratie betekent dat je dit uitvoerende werk kunt overdragen, terwijl je wel ziet hoe de aanmeldingen ervoor staan.

Wat neemt Activo je uit handen

We richten de eventwebsite en het aanmeldformulier in, verzorgen de deelnemerscommunicatie en verwerken wijzigingen. Ook badges en ondersteuning bij de ontvangst kun je bij ons onderbrengen. Je kiest een compleet traject of de onderdelen waarvoor je hulp nodig hebt; de werkzaamheden staan vooraf duidelijk in het voorstel.

Onderdeel	Wat Activo verzorgt	Wat jij bepaalt of aanlevert
Registratie	Eventwebsite, formulier, doelgroepen en sessiekeuzes inrichten.	Programma, huisstijl, deelnemersgegevens en beschikbare plaatsen.
Communicatie	Uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen opmaken en versturen.	Inhoud, afzender, goedkeuring en verzendmomenten.
Wijzigingen	Aanmeldingen, afmeldingen en vervangers verwerken.	Welke wijzigingen zijn toegestaan en wie uitzonderingen goedkeurt.
Ontvangst	E-tickets, badges en de gekozen ondersteuning op locatie.	Aankomstplanning en taakverdeling met je eigen ontvangstteam.

Bekijk hoe we je eventregistratie inrichten

Je houdt overzicht zonder elke wijziging zelf te verwerken

In de beheeromgeving volg je de aanmeldingen, afmeldingen en gekozen sessies. Je kunt gegevens exporteren om de stand van zaken met collega’s te delen. Zo kun je vragen van je interne opdrachtgever beantwoorden en op tijd zien welke workshops veel belangstelling krijgen.

Je projectmanager helpt om de voorbereiding overzichtelijk te houden. Voor de eerste uitnodiging controleren we de aanmeldroute, bevestigingen en e-tickets. We leggen ook vast waar deelnemersvragen terechtkomen en wie ze beantwoordt. Je weet daardoor welke acties bij Activo liggen en wanneer jouw goedkeuring nodig is.

Ook een late vervanger krijgt de juiste informatie

Stel dat een deelnemer twee dagen voor je kennisdag een collega wil sturen. Als vervanging is toegestaan, verwerken we de nieuwe gegevens en controleren we de sessiekeuzes. De vervanger ontvangt een eigen e-ticket en op de badge staat de juiste naam. Jij ziet de aangepaste registratie terug in het overzicht.

Verandert er iets in het programma, dan werken we de betreffende informatie bij en verzorgen we de benodigde communicatie aan de betrokken deelnemers. Reacties die bij jouw collega’s binnenkomen, zoals een telefonische afmelding, gaan via de afgesproken contactroute naar dezelfde registratie. Zo werkt iedereen met dezelfde actuele gegevens.

Op de eventdag is de ontvangst voorbereid

Activo biedt ondersteuning op locatie bij check-in, badge-uitgifte en deelnemersvragen. Vooraf bepalen we de bezetting, tijden, apparatuur en verdeling van het werk met jouw team. Het ontvangstteam weet hoe het iemand zonder e-ticket opzoekt en hoe een naam op de badge wordt aangepast.

We spreken ook af welke situaties het team zelfstandig afhandelt en wanneer een beslissing van jouw organisatie nodig is. Daardoor hoef je niet voor iedere vraag naar de balie. Terwijl deelnemers worden ingecheckt, kun je de geregistreerde aankomsten volgen. Voor inzicht per sessie richten we de registratie daarvan apart in.

Lees meer over ondersteuning bij de toegangscontrole

Een compleet traject in de praktijk

Voor World of Incentro verzorgde Activo de eventwebsite en het uitnodigingstraject, gevolgd door toegangscontrole met uitgifte van badges en keycords. Het is een voorbeeld van hoe de online voorbereiding en de ontvangst op locatie op elkaar aansluiten.

Bekijk de case World of Incentro

Duidelijkheid voor inkoop en IT

Activo slaat deelnemersgegevens in Nederland op en beheert de omgeving zelf. Vooraf leggen we vast wie toegang krijgt, waarvoor gegevens worden gebruikt en hoe lang ze nodig zijn. Geef specifieke eisen vanuit inkoop of IT bij de start mee; dan nemen we die direct mee in de inrichting en afspraken.

Veelgestelde vragen over eventregistratie uitbesteden

Kan ik ook een deel van de registratie uitbesteden?

Ja. Je kunt bijvoorbeeld de eventwebsite en mailings laten verzorgen en de ontvangst met je eigen team uitvoeren. Wil je ook badges en begeleiding op locatie, dan nemen we die op in hetzelfde voorstel.

Houd ik zelf toegang tot de deelnemerslijst?

Ja. In de beheeromgeving bekijk en exporteer je de actuele registratie. We verdelen de toegang op basis van wat jouw collega’s nodig hebben.

Voor welke events is dit geschikt?

Activo ondersteunt zakelijke events van 75 tot ruim 5.000 deelnemers. Voor een relatie-event, interne kennisdag of terugkerend congres stemmen we de begeleiding af op je doelgroepen, programma en eigen team.

Wat hebben jullie nodig om te beginnen?

Je eventdatum, het verwachte aantal deelnemers en een eerste beeld van het programma en de werkzaamheden die je wilt overdragen. Je hoeft nog niet alle details klaar te hebben. We maken samen een planning voor aanlevering, controle en de eerste uitnodiging.

Bespreek wat je uit handen wilt geven

Wil je minder tijd besteden aan deelnemerslijsten en de afhandeling van wijzigingen? Vertel ons wat je organiseert en welke taken nu de meeste aandacht vragen. We bespreken welke werkzaamheden Activo overneemt en hoe jij het overzicht houdt.
Plan een kort adviesgesprek