Je marketingteam ontzorgen bij een relatie-event

Deelnemers in gesprek op een zakelijk event, met de tekst Meer tijd voor je relaties.

Activo verzorgt de registratie, deelnemerscommunicatie en ontvangst voor je relatie-event. Uitnodigingen, eventwebsite, e-tickets en badges sluiten aan op je huisstijl. Zo houdt je marketingteam meer tijd voor het programma, de merkbeleving en het contact met relaties.

Bij een klantdag of productintroductie wil je dat de hele ervaring klopt. Een persoonlijke uitnodiging maakt nieuwsgierig, aanmelden gaat eenvoudig en bij binnenkomst voelt de deelnemer zich welkom. Je team bepaalt de boodschap en de uitstraling; Activo neemt de inrichting en uitvoering van het registratietraject uit handen.

Laat ieder contactmoment aansluiten op je merk

Je merk wordt herkenbaar door meer dan een logo. Ook de toon van de uitnodiging, de vragen in het formulier en de uitleg over de ontvangst horen daarbij. We vertalen je huisstijl en eventthema naar de middelen die deelnemers gebruiken:

De uitnodiging laat zien waarom dit event voor de genodigde relevant is.
De eventwebsite presenteert het programma en biedt een korte, duidelijke aanmeldroute.
De bevestiging en het e-ticket geven de deelnemer de juiste praktische informatie.
De badge sluit aan op de vormgeving en maakt naam en organisatie goed leesbaar.

We stemmen deze onderdelen op elkaar af. Je marketingteam hoeft geen formulieren of mailsjablonen te bouwen en beoordeelt de uitwerking vóór publicatie en verzending.

Bekijk het uitnodigingstraject in je huisstijl

Houd uitnodigingen persoonlijk en het overzicht centraal

Bestaande klanten, prospects en partners kunnen elk een andere reden hebben om te komen. Activo richt de communicatie per doelgroep in, vanuit één centrale registratie. We leggen de koppeling met de verantwoordelijke accountmanager vast en richten de benodigde overzichten en toegang in.

Stel dat je een klantdag met productdemonstraties organiseert. Bestaande klanten krijgen een uitnodiging namens hun accountmanager. Prospects krijgen meer uitleg over wat zij kunnen ontdekken. Beide groepen melden zich via dezelfde eventwebsite aan, met vragen en keuzes die bij hen passen. Marketing volgt het totaal; accountmanagers zien welke eigen relaties komen en wie zij nog persoonlijk willen benaderen.

Geef je team duidelijke momenten om te beoordelen

Bij de start lever je de huisstijl, campagnebeelden, programmainformatie en genodigden aan. Met je vaste projectmanager bepaal je de doelgroepen, verzendplanning en onderdelen die Activo verzorgt. Ook leg je vast wie binnen jouw organisatie de teksten en ontwerpen goedkeurt.

In een proefronde bekijken we de volledige aanmeldroute, inclusief bevestiging en e-ticket. Zo beoordeel je de samenhang en de leesbaarheid op mobiel. Verandert later een campagnebeeld of tekst, dan werken we de betreffende middelen bij en controleren we opnieuw wat deelnemers te zien krijgen.

Maak ruimte voor gesprekken op de eventdag

Activo biedt ondersteuning op locatie voor check-in, badge-uitgifte en deelnemersvragen. Je kiest welke werkzaamheden wij overnemen en wat je eigen ontvangstteam doet. De bezetting, apparatuur en taakverdeling staan vooraf in het voorstel.

Het ontvangstteam zoekt een deelnemer met een vergeten e-ticket op en helpt bij een correctie op de badge. Ook is duidelijk wie een extra introducé mag toelaten. Daardoor hoeft je marketingteam niet voor iedere vraag naar de balie en is er meer ruimte om relaties te verwelkomen, mensen aan elkaar voor te stellen en gesprekken te voeren.

Lees meer over ondersteuning bij de ontvangst

Gebruik de opkomst voor gerichte opvolging

Tijdens het event zijn de geregistreerde check-ins live te volgen. Met de vooraf ingerichte doelgroepen en accountmanagerkoppeling krijg je een bruikbaar beeld van de opkomst. Na afloop vormt dat overzicht de basis voor een passende opvolging.

Bedank deelnemers voor hun komst en deel bijvoorbeeld de beloofde presentatie. Met een relatie die zich had aangemeld maar niet is ingecheckt, kun je apart contact opnemen. Laat accountmanagers hun eigen gespreksnotities gebruiken om de volgende stap persoonlijk te maken. Zo sluit de opvolging aan op het contact tijdens de dag.

Veelgestelde vragen over je relatie-event

Wat blijft mijn marketingteam zelf doen?

Je team bepaalt het doel, de doelgroep, de boodschap en de uitstraling van het event. Je levert de inhoud aan en keurt de uitwerking goed. Activo verzorgt de afgesproken inrichting en uitvoering van registratie en deelnemerscommunicatie.

Kunnen we het event onder onze eigen naam presenteren?

Ja. Activo maakt de eventwebsite en communicatie in je huisstijl. Naast een eigen domeinnaam kunnen we ook een e-mailadres van je organisatie gebruiken, in samenwerking met jullie IT-partij.

Kunnen we de ontvangst met ons eigen team verzorgen?

Ja. Je kunt de online registratie door Activo laten verzorgen en de ontvangst zelf uitvoeren. Wil je ook apparatuur, badges of begeleiding op locatie, dan nemen we die onderdelen mee in het voorstel.

Hoe worden de gegevens van onze relaties verwerkt?

Activo slaat de gegevens in Nederland op en beheert de omgeving zelf. We leggen vast wie toegang krijgt, voor welke doeleinden de gegevens worden verwerkt en hoe lang ze nodig zijn. Ook de gewenste opvolging neem je daarin mee.

Bespreek de registratie voor jouw relatie-event

Organiseer je een klantdag of productintroductie? Vertel ons wie je uitnodigt, welke uitstraling je voor ogen hebt en wat je team wil uitbesteden. We bespreken hoe registratie, communicatie en ontvangst daarop aansluiten.
Plan een kort adviesgesprek