Uitnodigingen en reminders versturen

Uitnodigingen en reminders versturen is het proces waarbij een organisator genodigden gefaseerd informeert over een event, van save-the-date en uitnodiging tot herinnering en final call, zodat meer mensen zich aanmelden en de opkomst hoger ligt.

Offerte aanvragen Demo aanvragen

Je wilt dat je zaal vol zit met de juiste mensen. Maar een enkele uitnodiging verdwijnt zo tussen honderden andere mails, en genodigden stellen aanmelden makkelijk uit. Wat je nodig hebt is een uitnodigingstraject dat op het juiste moment het juiste bericht stuurt. Activo verzorgt dat traject sinds 1997 voor zakelijke events en congressen, van save-the-date tot bevestiging.

Waarom een gefaseerd uitnodigingstraject werkt

Eén mailing is zelden genoeg. Een save-the-date zet de datum vast, een persoonlijke uitnodiging nodigt uit tot aanmelden, en een herinnering bereikt precies de mensen die nog niet reageerden. Deze opbouw verlaagt de uitval en verhoogt de opkomst, zonder dat jij handmatig hoeft bij te houden wie wat ontving.

Voor een corporate eventmanager met meerdere doelgroepen betekent dit grip op de communicatie. Je ziet per mailing wie hem opende en wie zich al aanmeldde, en je stuurt gericht na waar dat nodig is.

De mailings die Activo verstuurt

Activo verzorgt de volledige reeks: save-the-date met een agenda-knop, gepersonaliseerde uitnodiging met een unieke registratielink, herinnering naar genodigden die nog niet reageerden, en een bevestiging zodra iemand zich aanmeldt. Vlak voor het event volgt een final-call mailing met het persoonlijke e-ticket als bijlage. Dat laatste zorgt aantoonbaar voor een lagere no-show.

Alle mailings worden opgemaakt in de huisstijl van je event, zodat elk bericht herkenbaar en professioneel oogt. Bekijk het e-mail uitnodigingstraject voor de volledige opzet.

voorbeeld van een evenement registratie platform

Overzicht en ondersteuning sinds 1997

Met 29 jaar ervaring en meer dan 5000 ondersteunde events kent Activo het uitnodigingstraject van uiteenlopende organisaties. Voor Stichting Jarige Job verzorgde Activo bijvoorbeeld het complete traject van save-the-date en gepersonaliseerde uitnodigingen tot herinneringsmails en bevestigingen met e-ticket voor circa 1300 gasten.

Gedurende het hele uitnodigingstraject is een projectmanager van Activo beschikbaar voor support. Het platform is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van zakelijke opdrachtgevers. Zo verloopt de deelnemerscommunicatie soepel en houd jij het overzicht.

qr-code op telefoon die gescanned word bij toegangscontrole

Veelgestelde vragen over het versturen van uitnodigingen en reminders

Welke mailings horen bij een compleet uitnodigingstraject?

Een compleet traject bestaat uit een save-the-date, een gepersonaliseerde uitnodiging, een herinnering naar niet-reageerders, een bevestiging bij aanmelding en een final-call mailing vlak voor het event. Activo verzorgt al deze mailings in de huisstijl van je event.

Hoe verlaag je de no-show bij een zakelijk event?

Een gefaseerde reeks mailings met een final-call vlak voor het event, inclusief het persoonlijke e-ticket, zorgt voor een lagere no-show. Genodigden worden op het juiste moment herinnerd aan hun aanmelding.

Krijgen genodigden die niet reageren een reminder?

Ja. Genodigden die nog niet op de uitnodiging reageerden ontvangen automatisch een herinnering, zodat zij zich alsnog kunnen aanmelden. Zo bereik je gericht de mensen die nog een zetje nodig hebben.

Worden de uitnodigingen in onze huisstijl opgemaakt?

Ja. Alle mailings worden opgemaakt in de huisstijl van je event en organisatie, zodat elk bericht herkenbaar en professioneel is.

Krijg ik inzicht in wie de uitnodigingen opent?

Ja. Je krijgt overzicht van wie de mailings opende en wie zich aanmeldde, zodat je gericht kunt nasturen waar dat nodig is.