Registratie en check-in als verlengstuk van je eventbureau

Activo verzorgt de registratie, e-tickets, badges en check-in voor de events van je opdrachtgevers. Je bureau houdt de regie over het event en de relatie met de opdrachtgever. Wij nemen de registratietaken en ondersteuning op ons die je wilt uitbesteden.

Als projectleider bij een eventbureau werk je vaak aan meerdere klantprojecten tegelijk. Elk event heeft een eigen huisstijl, deelnemersgroepen en planning. Dan helpt een partner die de uitvoering oppakt én begrijpt wat een wijziging betekent voor de rest van het traject. Activo ondersteunt sinds 1997 zakelijke events en heeft ervaring met meer dan 5.000 events.

Eén briefing voor registratie en ontvangst

Een goede briefing verbindt het online aanmelden met wat er aan de deur moet gebeuren. Wie nodig je uit? Welke gegevens en sessiekeuzes zijn nodig? Wat komt er op de badge en wie krijgt toegang tot welk onderdeel? Die keuzes nemen we samen door, zodat registratie, communicatie en ontvangst op elkaar aansluiten.

Activo maakt de eventwebsite en mailings in de huisstijl van de opdrachtgever, passend bij het event. Het e-ticket en de badge gebruiken dezelfde registratiegegevens. Bij een begeleid traject heb je één vaste projectmanager voor de voorbereiding en afstemming.

Je bureau levert de uitgangspunten aan en bundelt de feedback van de opdrachtgever. Activo verzorgt de inrichting. Voor de registratie opent, controleren we het traject en geeft je bureau akkoord op de inhoud en vormgeving.

Bekijk hoe Activo de eventregistratie verzorgt

Met een duidelijke begroting naar je opdrachtgever

Je wilt registratie en ontvangst goed kunnen opnemen in je eigen offerte. Daarom maken we concreet welke werkzaamheden, materialen en begeleiding nodig zijn. De eventwebsite en mailings, aanvullende functies, badges en inzet op locatie krijgen een herkenbare plek in het voorstel.

Zo zie je welke kosten bij de gekozen opzet horen en welke onderdelen optioneel zijn. Badges worden op nacalculatie berekend. Neem daarnaast de eigen uren van je bureau voor briefing, controle en opdrachtgevercontact mee in je begroting. Je kunt de uitvoering uitbesteden zonder zelf een registratieteam of voorraad badgeprinters op te bouwen.

Bekijk hoe de tarieven van Activo zijn opgebouwd

Wijzigingen doorgeven met de gevolgen erbij

Een opdrachtgever voegt een doelgroep toe of wil alsnog sessiekeuzes uitvragen. Activo denkt mee over de aanpassing en bekijkt wat die betekent voor het formulier, de mailings en de ontvangst. Je krijgt duidelijkheid over de uitvoering en eventuele gevolgen voor planning en kosten, zodat je gericht kunt terugkoppelen.

Een extra doelgroep kan bijvoorbeeld ook een andere bevestiging, badge of toegangsregel nodig hebben. Door die samenhang direct mee te nemen, blijft de opzet kloppen. Voor late aanmeldingen en vervangers bereiden we vooraf voor hoe de registratie en badge-uitgifte daarop aansluiten.

Ondersteuning op locatie die past bij jouw team

Wil je ook de ontvangst laten verzorgen? Dan ondersteunt Activo op locatie bij de check-in en badge-uitgifte. We bepalen vooraf de bezetting, apparatuur, openingstijden van de balie en de afhandeling van uitzonderingen. Ook leggen we vast wie op de dag zelf beslissingen neemt.

De samenwerking sluit aan op de rol van je bureau. Je kunt het vaste aanspreekpunt voor de opdrachtgever blijven, terwijl Activo de uitvoering bij de ontvangst oppakt. We stemmen af hoe het team zich presenteert en wanneer rechtstreeks contact met de opdrachtgever handig is.

Na afloop heb je inzicht in de geregistreerde aanwezigheid. Dat helpt je om het event met je opdrachtgever te evalueren. Voor een volgend event bekijken we welke onderdelen van de opzet opnieuw bruikbaar zijn en wat moet veranderen.

Veelgestelde vragen van eventbureaus