Badges en keycords: per opdrachtgever een andere uitvoering

Een eventbadge is een persoonlijk naamkaartje dat een deelnemer bij de check-in ontvangt nadat zijn e-ticket is gescand, en dat via kleur, opmaak en keycord zichtbaar maakt wie hij is en tot welke doelgroep hij behoort.

De ene opdrachtgever wil een ingetogen badge voor een relatie-event, de volgende een robuuste uitvoering voor een beurs met tweeduizend bezoekers. Jij wilt niet elke keer het wiel opnieuw uitvinden, en al helemaal niet op de dag zelf ontdekken dat het logo wegvalt. Activo verzorgt de badge-opmaak en de uitgifte op locatie sinds 1997.

Wat er per event verschilt en wat hetzelfde blijft

Het proces is elke keer hetzelfde: e-ticket met QR-code, scannen bij de ingang, badge en keycord overhandigen. Wat verschilt is de uitvoering: kleur, opmaak, welke gegevens erop staan en welk keycord erbij hoort. Zie e-tickets, badges en keycords voor de opties.

Omdat het onderliggende proces vast is, kun je per opdrachtgever variëren op de vormgeving zonder dat de uitvoering op locatie erdoor verandert. Dat is precies wat je nodig hebt als je twaalf events per jaar draait.

Huisstijl van de eindopdrachtgever

De badge-opmaak volgt de huisstijl van de eindopdrachtgever, gecombineerd met het thema van het event. Datzelfde geldt voor de eventwebsite en het e-ticket, dus de lijn loopt door. Bij World of Incentro en de Automotive Expo werd dat traject op die manier opgezet.

Voor jou betekent het dat je een opdrachtgever niet hoeft te vertellen dat iets technisch niet kan. Activo werkt snel en flexibel tegen concurrerende tarieven, wat je ruimte geeft om scherp te offreren.

Doelgroepen zichtbaar maken

Bij events met sprekers, pers, standhouders en genodigden maakt de badge de structuur zichtbaar. Dat onderscheid leg je vast bij de registratie in het evenement registratiesysteem, niet op de eventdag. Bij het scannen verschijnt direct om welke groep het gaat, zodat de juiste badge wordt uitgereikt.

Draait je opdrachtgever een beurs, dan melden standhouders zich aan via de beursregistratie en leggen ze met de leadscanner zelf contactgegevens vast, zoals bij Exact Live.

De uitgifte op locatie

Activo is aanwezig bij de ontvangstbalie en verzorgt de scanning en badge-uitgifte. Een scan kost enkele seconden, dus er ontstaat geen wachtrij, en bij een piek zet je een extra scanpunt bij. Zie toegangscontrole op eventlocatie. Jouw team hoeft niet achter de tafel te staan.

Wil je meer zelf beheren, dan is er Activo NEXT: het self-service eventplatform met ondersteuning vanuit Activo wanneer je die nodig hebt. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de eisen van opdrachtgevers als ASML en KPN.

Veelgestelde vragen over badges voor eventbureaus