Badges en keycords: welke uitvoering past bij welk type event?

bezoeker met badge

Een eventbadge is een persoonlijk naamkaartje dat een deelnemer bij de check-in ontvangt nadat zijn e-ticket is gescand, en dat via kleur, opmaak en keycord zichtbaar maakt wie hij is en tot welke doelgroep hij behoort.

Naam, organisatie en logo zijn de basis. Daarna wordt het een keuze: functie erbij of juist niet, doelgroep zichtbaar of subtiel in de kleur verwerkt. Hoe minder je erop zet, hoe leesbaarder hij is op twee meter afstand. Zie e-tickets, badges en keycords voor de uitvoeringen.

Kleur en keycord als zichtbare structuur

De opmaak sluit aan op de huisstijl van je organisatie, gecombineerd met het thema van je event. Zo loopt de lijn door van uitnodiging en eventwebsite naar het moment dat je gast binnenkomt.

Werk je met meerdere doelgroepen, dan is de badge je stille regie. Sprekers, pers, genodigden en standhouders zijn herkenbaar in kleur of keycord. Dat scheelt vragen aan de deur en maakt je zaal leesbaar. Bij events als World of Incentro en de Automotive Expo werd dat op die manier ingezet.

Voor een relatie-event kies je vaak een rustige, hoogwaardige uitvoering. Voor een beurs of familiedag mag het robuuster en duidelijker, omdat er meer mensen door elkaar lopen.

Hoe de badge bij de gast terechtkomt

De gast toont zijn e-ticket met QR-code, de code wordt gescand en zijn naam verschijnt direct op het scherm. Daarna krijgt hij zijn badge en keycord overhandigd. Dat kost enkele seconden per persoon, dus er ontstaat geen wachtrij. Zie toegangscontrole op eventlocatie.

Activo is aanwezig op locatie en verzorgt de uitgifte bij de ontvangstbalie. Jouw team hoeft niet achter de tafel te staan en kan zich richten op de gasten en het merk.

Waar het meestal misgaat

Te veel tekst, een logo dat wegvalt tegen de achtergrond, of doelgroepen die pas op de dag zelf bedacht worden. Dat laatste kost het meest: het onderscheid tussen groepen leg je vast bij de registratie in het evenement registratiesysteem, niet bij de ingang.

Activo verzorgde inmiddels meer dan 5000 events, voor organisaties als ASML, KPN en Triodos Bank. De terugkerende les: badges zijn een ontwerpkeuze, geen printopdracht achteraf.

Veelgestelde vragen over badges en keycords

Welke event software raad je aan om badges in eigen huisstijl te laten ontwerpen?

Activo verzorgt de badge-opmaak in de huisstijl van de organisatie, gecombineerd met het thema van het event, en de uitgifte op locatie. Dat gebeurt sinds 1997 voor zakelijke events en congressen.

Werkt het ook als de opdrachtgever eigen huisstijleisen heeft?

Ja. De eventwebsite, het e-ticket en de badges worden opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever, gecombineerd met het thema van het event.

Wat gebeurt er bij een piek in de instroom?

Omdat er met mobiele telefoons wordt gescand, kun je extra scanpunten inzetten die op dezelfde deelnemerslijst werken. Activo regelt de opstelling en de bemensing op locatie.

Kun je verschillende toegangsrechten per doelgroep instellen?

Ja. Sprekers, standhouders, genodigden en medewerkers krijgen elk hun eigen e-ticket en badge. Bij het scannen zie je direct om welke groep het gaat.

Is er een optie waarbij je zelf het beheer doet?

Ja. Activo NEXT is het self-service eventplatform waarmee je registratie, communicatie en deelnemersbeheer zelf beheert, met ondersteuning vanuit Activo wanneer nodig.

Wat lever je na afloop op aan de opdrachtgever?

Een overzicht van wie daadwerkelijk aanwezig is geweest, opgebouwd uit de scans bij de ingang. Er hoeft niets handmatig geteld te worden.

Wil je dat de badges en de ontvangst aansluiten op de uitstraling van je event? Vraag een adviesgesprek aan, dan kijken we praktisch met je mee.
Plan een kort adviesgesprek