Programmaboekje vervangen door een digitaal programma

Met een digitaal congresprogramma vinden deelnemers sessies, sprekers, tijden en zalen op één plek. Je kunt gepubliceerde informatie aanpassen wanneer het programma verandert. Zo kan de Event App het uitgebreide programmaboekje vervangen, met een compact gedrukt overzicht als aanvulling waar dat prettig is.

Het programma is inhoudelijk rond, maar een spreker krijgt een ander tijdstip en een populaire sessie verhuist naar een grotere zaal. Voor de programmacommissie is vooral belangrijk dat deelnemers de juiste informatie vinden. Een digitaal programma helpt daarbij als duidelijk is wie wijzigingen verwerkt en welke gepubliceerde versie leidend is.

Begin bij wat de deelnemer nodig heeft

Een bruikbaar digitaal programma geeft snel antwoord op drie vragen: welke sessie ga ik volgen, wanneer begint die en waar moet ik zijn? Zet daarom de sessietitel, begin- en eindtijd en zaal direct bij elkaar. Voeg de spreker of sessieleider en een korte inhoudelijke toelichting toe.

Maak bij een meerdaags congres de dagen duidelijk herkenbaar. Neem ook plenaire onderdelen, pauzes en de afsluiting op. Gebruik dezelfde zaalnamen als op de bewegwijzering en voeg zo nodig het gebouw of de verdieping toe.

De inhoudelijke verdieping blijft beschikbaar zonder dat het dagoverzicht vol tekst staat. Denk aan een sessiesamenvatting, sprekerinformatie of een link naar een geaccepteerde bijdrage.

Spreek af waar het programma wordt beheerd en gepubliceerd

Bepaal met de commissie en het secretariaat waar de goedgekeurde programma-informatie wordt bijgehouden. Leg vast wie wijzigingen aanlevert, wie ze verwerkt en wie de gepubliceerde versie controleert. Zo blijft ook bij meerdere betrokkenen duidelijk welke informatie geldt.

Wil je het programma zowel op de congreswebsite als in de Event App tonen, stem dan af welke informatie op beide plekken verschijnt en hoe die actueel blijft. Een aangepast bestand van een spreker is bijvoorbeeld pas deelnemersinformatie nadat de juiste wijziging is verwerkt en gepubliceerd.

De Event App met e-ticket brengt programma en praktische congresinformatie samen in de uitstraling van je event.

Verbind het volledige aanbod met het persoonlijke programma

Het volledige congresprogramma helpt deelnemers onderwerpen te verkennen. Een persoonlijk programma laat zien welke onderdelen voor hen van toepassing zijn. Bevestigde sessiekeuzes vormen daarvoor de basis, aangevuld met gezamenlijke onderdelen zoals de opening en lunch.

Spreek af hoe deelnemers een andere sessie kunnen kiezen, tot wanneer dat kan en hoe beschikbare plaatsen worden bewaakt. Maak daarbij onderscheid tussen een bevestigde plek en een plaats op een wachtlijst.

Bespreek ook welke programma-informatie openbaar is en welke persoonlijke keuzes via de deelnemersomgeving beschikbaar zijn. Richt de toegang voor deelnemers en betrokken medewerkers passend in. Lees meer over het persoonlijke programma in de Event App.

Maak van een programmawijziging een duidelijke handeling

Een zaal- of tijdwijziging vraagt om meer dan een aangepaste regel in het programma. Werk de gepubliceerde informatie bij, controleer het resultaat en informeer de betrokken sprekers, hosts en deelnemers. Spreek vooraf af wie dit op de congresdag coördineert.

Stel dat de kennissessie van 11.00 uur naar een andere zaal verhuist. De programmabeheerder past de zaal aan en controleert de deelnemersweergave. Het ontvangstteam krijgt de nieuwe informatie en de betrokken deelnemers ontvangen een gericht bericht met de nieuwe zaal. Een pushbericht via de Event App kan hiervoor onderdeel zijn van de afgesproken aanpak.

Zo sluit de digitale informatie aan op wat op locatie gebeurt. Gebruik bij een wijziging kort voor aanvang ook de afgesproken communicatie via zaalhosts of de omroep.

Combineer digitaal met een compact overzicht waar dat helpt

Het uitgebreide programmaboekje hoeft niet meer de plek te zijn waar alle sessiebeschrijvingen en sprekersteksten samenkomen. Door die informatie digitaal aan te bieden, kun je het drukwerk beperken en wijzigingen verwerken na de oorspronkelijke publicatie.

Een beknopte dagindeling of plattegrond kan daarnaast prettig zijn bij de ontvangst. Vermeld daarop waar het actuele programma te vinden is en gebruik dezelfde zaalnamen. Controleer ook dit overzicht vlak voor het drukken.

Doorloop vóór het congres een paar deelnemersroutes op een telefoon. Zijn de tijden leesbaar, is de volgende zaal duidelijk en zijn links eenvoudig te openen? Neem bijvoorbeeld iemand mee die één dag komt en iemand die meerdere parallelle sessies volgt.

Een digitaal programma in de praktijk

Voor de Digestive Disease Days van de NVGE realiseerde Activo een centrale congresomgeving voor registratie, abstracts, programma en communicatie. Via de geïntegreerde Event App kregen deelnemers toegang tot hun persoonlijke programma, actuele congresinformatie en digitale e-ticket.

Deze combinatie laat zien hoe het programma aansluit op de voorbereiding en het bezoek aan het congres. Bekijk de NVGE-case voor de opzet van dit congresplatform.

Veelgestelde vragen over een digitaal congresprogramma