Een vaste eventpartner voor je bureau sinds 1997

Met een vaste eventsoftwarepartner bouw je verder op wat je samen hebt geleerd. Je bureau krijgt een vertrouwde werkwijze, kennis van de opdrachtgever blijft beschikbaar en je kunt gerichter afstemmen wat een volgend event nodig heeft. Activo combineert daarvoor eventsoftware met persoonlijke begeleiding.

Je opdrachtgever wil volgend jaar opnieuw een klantdag organiseren. Het programma verandert, er komt een nieuwe contactpersoon bij en je eigen team heeft meerdere projecten tegelijk lopen. Dan helpt het als de basis van registratie en ontvangst bekend is. Je kunt je aandacht richten op de nieuwe wensen, terwijl eerdere keuzes en ervaringen het vertrekpunt vormen.

Ervaring die je terugziet in de voorbereiding

Activo ondersteunt sinds 1997 zakelijke events en congressen en heeft meer dan 5000 events begeleid. Voor jouw bureau wordt die ervaring waardevol wanneer we de juiste vragen stellen: welke deelnemersgroepen komen er, wat moeten zij vooraf ontvangen en hoe verloopt de ontvangst?

Daarom kijken we bij een volgend event samen naar de eerdere aanpak. Welke vragen kwamen binnen over de aanmelding? Welke badgegegevens waren echt nodig? Wat wil de opdrachtgever deze keer anders? Zo krijgt ervaring een concrete plek in de voorbereiding. Lees meer over Activo als eventpartner.

Kennis van je opdrachtgever beschikbaar houden

Een prettige werkrelatie wordt sterker wanneer gemaakte keuzes terug te vinden zijn. Denk aan de goedgekeurde huisstijl, de indeling van doelgroepen, afspraken over de ontvangst en aandachtspunten uit de evaluatie. Leg daarbij ook vast waarom een keuze is gemaakt.

Dat helpt wanneer een collega het project overneemt of bijspringt. Bespreek wie bij je bureau en bij Activo aanspreekpunt is en hoe de overdracht wordt geregeld. De actuele briefing geeft de betrokken mensen dezelfde uitgangspunten, ook als de bezetting per event verschilt.

Duidelijke afspraken helpen je scherper offreren

Als projectleider wil je weten welke inzet je aan je opdrachtgever kunt voorstellen. Bespreek daarom al vroeg de terugkerende onderdelen, de nieuwe wensen en het werk dat je team zelf oppakt. Bij een reeks events kun je dat voor de hele planning bekijken.

Deze onderwerpen helpen om de samenwerking concreet te maken.

Maak duidelijk welke werkzaamheden in het voorstel zijn opgenomen en welke keuzes invloed hebben op de prijs. Zo kun je een aanpassing eerst met je opdrachtgever bespreken. Activo maakt een voorstel op basis van de benodigde onderdelen en begeleiding. Bekijk hoe de kosten zijn opgebouwd.

Een vertrouwde basis voor een nieuwe klantdag

Stel dat je opnieuw een klantdag organiseert, ditmaal met dealers én medewerkers en met workshops waarvoor deelnemers vooraf kiezen. De eerdere huisstijl en opbouw van de uitnodiging kunnen een goed vertrekpunt zijn. Voor de nieuwe doelgroepen en sessiekeuze kijk je opnieuw naar het formulier, de bevestiging en de toegangsafspraken.

Je controleert samen de gewijzigde onderdelen en doorloopt een testaanmelding voor beide doelgroepen. Ook de badge en de ontvangst neem je mee. Zo gebruik je eerder werk gericht opnieuw en krijgt de nieuwe editie de inrichting die erbij past.

Software en begeleiding laten aansluiten op je bureau

Met Activo NEXT kun je zelf events aanmaken en registratie, communicatie en deelnemersbeheer vanuit één platform regelen. Een bekende werkwijze helpt je team om tussen opdrachtgevers te schakelen. Per event bepaal je welke taken je zelf doet en waarbij je ondersteuning wilt.

Komt er een nieuwe wens, bijvoorbeeld een Event App? Dan bespreken we wat die toevoegt en welke inrichting nodig is. Je kunt de samenwerking zo laten meegroeien met de projecten van je bureau. Lees meer over een registratieplatform voor eventbureaus.

Neem verbeteringen mee naar het volgende event

Plan na afloop een korte evaluatie met de betrokken mensen. Bespreek wat je wilt behouden en welke aanpassing het volgende project eenvoudiger maakt. Dat kan een duidelijkere bevestigingsmail zijn, een eerder moment voor de badgecontrole of een andere verdeling van taken aan de balie.

Leg de uitkomsten vast bij de projectafspraken. Maak daarbij onderscheid tussen herbruikbare opzet en deelnemersgegevens: spreek afzonderlijk af welke gegevens beschikbaar blijven, voor welk doel en wie toegang heeft. Bij de volgende briefing kun je dan voortbouwen op een duidelijke, actuele basis.

Veelgestelde vragen over een vaste eventpartner