Herinnering sturen aan genodigden die nog niet hebben gereageerd

Een herinnering aan je event helpt genodigden om alsnog te reageren. Begin bij een actuele genodigdenlijst: wie heeft zich aangemeld, wie heeft afgezegd en van wie ontbreekt nog een reactie? Zo stuur je gericht en houd je aangemelde deelnemers buiten deze mailing.

De uitnodiging is verstuurd en de eerste aanmeldingen zijn binnen. Ondertussen wil de cateraar een indicatie en vragen collega’s hoeveel van hun relaties komen. Dan helpt het als je vanuit één overzicht werkt. Je ziet wie je nog kunt benaderen en hoeft niet voor iedere herinnering losse lijstjes naast elkaar te leggen.

Bepaal wie de herinnering ontvangt

Een aanmeldherinnering is bedoeld voor genodigden zonder reactie. Dat is een andere selectie dan iedereen die niet is aangemeld: daar zitten ook mensen tussen die al hebben laten weten dat ze niet komen. Maak daarom onderscheid tussen deze statussen:

Behandel andere situaties apart. Iemand op een wachtlijst heeft informatie over beschikbaarheid nodig. Bij een onvoltooide aanmelding kan hulp bij het afronden passender zijn. Stem de boodschap af op wat al is vastgelegd.

Maak ook onderscheid tussen afzeggen voor dit event en geen toekomstige uitnodigingen meer willen ontvangen. Verwerk beide voorkeuren correct in de selectie.

Controleer de actuele lijst vlak voor verzending

Baseer de verzending op de status van dat moment. Een export van vorige week kan mensen bevatten die zich inmiddels hebben aangemeld. Laat daarom ook bij een ingeplande herinnering de actuele selectie controleren.

Verwerk reacties die buiten het formulier binnenkomen. Een genodigde kan telefonisch afzeggen bij een accountmanager of een collega vragen om de aanmelding te regelen. Spreek af wie deze reacties centraal verwerkt en wanneer. Zo blijft het overzicht bruikbaar voor iedereen die aan het event werkt.

Controleer vóór verzending ook de aanmeldlink en de mogelijkheid om af te zeggen. Komt de genodigde bij het juiste event uit en wordt de gekozen reactie goed vastgelegd?

Stem het verzendmoment af op je event

Er is geen vast aantal herinneringen dat voor ieder event werkt. Kijk naar het moment van uitnodigen, de tijd die genodigden nodig hebben om te beslissen en de inschrijfdeadline.

Bij een event dat ruim van tevoren wordt aangekondigd, geef je mensen eerst tijd om hun agenda te bekijken. Komt de deadline dichterbij, dan kan een korte herinnering duidelijk maken wanneer je hun reactie nodig hebt. Controleer of aanmelden nog mogelijk is en of er nog plaatsen beschikbaar zijn.

Bepaal op basis van de reacties of een volgende ronde zinvol is. Stem die af op persoonlijk contact door collega’s. Zo ontvangt een relatie niet vlak na een gesprek nog een bericht dat geen rekening houdt met de gemaakte afspraak.

Maak de herinnering kort en eenvoudig te beantwoorden

Gebruik een herkenbare afzender en dezelfde huisstijl als in de uitnodiging. Vermeld de eventnaam, datum, locatie en inschrijfdeadline. Een duidelijke aanmeldknop helpt de genodigde meteen verder.

Je hoeft het hele programma niet te herhalen. Noem eventueel één concrete reden om deel te nemen die past bij deze doelgroep. Vul niet in waarom iemand nog niet heeft gereageerd.

Een korte herinnering kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Onderwerp: Ben je erbij op [eventnaam]?

Beste [voornaam],

We verwelkomen je graag op [eventnaam] op [datum] in [locatie].

Ben je erbij? Laat het ons uiterlijk [inschrijfdeadline] weten, dan kunnen we rekening houden met je komst.

Aanmelden

Kun je er niet bij zijn? Laat het ons dan weten via:

Ik kan niet komen

Alvast bedankt!

Het eventteam

Maak afzeggen eenvoudig. Ook die reactie helpt je om de voorbereiding af te ronden en de volgende selectie actueel te houden.

Gebruik de reacties voor de volgende stap

Bekijk na iedere ronde hoeveel aanmeldingen en afmeldingen erbij zijn gekomen en hoeveel genodigden nog niet hebben gereageerd. Vergelijk dezelfde statussen over een afgesproken periode. Zo houd je zicht op de ontwikkeling van de deelnemerslijst.

Nieuwe aanmeldingen na een herinnering geven richting aan de opvolging. Ze vertellen op zichzelf niet of iedere aanmelding door die mail kwam: er kan ook persoonlijk contact zijn geweest. Houd aanmeldingen bovendien apart van de daadwerkelijke opkomst op de eventdag.

Kies gericht voor persoonlijk contact met relaties van wie je nog een reactie nodig hebt. Spreek af wie dat oppakt en leg de uitkomst centraal vast. Zodra iemand zich aanmeldt, volgt deelnemersinformatie, zoals het programma, de route en het e-ticket.

Laat je uitnodigingstraject aansluiten op je organisatie

Activo verzorgt uitnodigingen en herinneringen in de huisstijl van je event. Samen stemmen we de doelgroepen, verzendmomenten en verwerking van reacties af. Tijdens het uitnodigingstraject is een projectmanager beschikbaar voor ondersteuning. Zo weet je bij wie je terechtkunt en houdt je team overzicht.

Veelgestelde vragen over aanmeldherinneringen