Last-minute wijzigingen: als de definitieve lijst nooit definitief is

Een last-minute wijziging bij eventregistratie is een aanmelding, afmelding of vervanging die kort voor de eventdatum binnenkomt en direct doorwerkt in de deelnemerslijst, de badges en de toegangscontrole.

Je vraagt de definitieve lijst een week van tevoren. Je krijgt hem twee dagen van tevoren, en op de ochtend zelf komen er nog vier namen bij. Dat is niet je opdrachtgever die het niet snapt, dat is hoe events werken. De vraag is of je systeem daar tegen kan. Activo werkt sinds 1997 met eventbureaus, snel en flexibel tegen concurrerende tarieven.

Waar het misgaat bij handwerk

Een wijziging raakt meerdere dingen tegelijk: de deelnemerslijst, de badge, de catering-export en de toegangscontrole. Voer je dat handmatig door, dan blijft er ergens één achter. In het evenement registratiesysteem verwerk je het op één plek en werkt het overal door.

Dat scheelt je niet alleen tijd maar vooral het soort fout dat je pas bij de balie ontdekt, met je opdrachtgever ernaast.

Vervangingen zonder gedoe

Komt er een collega in de plaats, dan krijgt die zijn eigen e-ticket met een nieuwe unieke QR-code en vervalt de oude. Zijn naam komt op de badge. Zat de oorspronkelijke deelnemer op sessies, dan verhuist die keuze mee of wordt opnieuw gemaakt; zit een sessie inmiddels vol, dan komt hij op de wachtlijst die automatisch doorschuift. Zie e-tickets, badges en keycords voor de uitvoering.

Op de ochtend zelf

Activo is aanwezig op locatie. Komt er iemand die niet op de lijst staat maar er wel hoort te zijn, dan wordt dat bij de balie geregeld terwijl de rij doorloopt. Een scan kost enkele seconden; zie toegangscontrole op eventlocatie. Bij events als World of Incentro en de Automotive Expo verzorgde Activo de toegangscontrole op die manier.

Voor jou is dat het verschil tussen zelf achter de tafel staan en je opdrachtgever kunnen bijstaan. Met meer dan 5000 ondersteunde events is dit inmiddels routine.

Wat je je opdrachtgever teruggeeft

Elke scan wordt geregistreerd, dus je volgt de instroom live en levert na afloop een overzicht van wie daadwerkelijk aanwezig was. Geen handmatige telling, geen discussie. Wil je meer zelf beheren, dan is er Activo NEXT: het self-service eventplatform met ondersteuning vanuit Activo wanneer je die nodig hebt.

Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van opdrachtgevers als ASML, KPN en de Rechtspraak.

Veelgestelde vragen over last-minute wijzigingen