Dubbele aanmeldingen voorkomen bij je congres

Een actueel deelnemersoverzicht geeft je congresorganisatie houvast. Je ziet wie zich heeft aangemeld, welke sessies zijn gekozen en welke informatie nog nodig is. Door dubbele aanmeldingen te beperken en zorgvuldig te corrigeren, blijven die gegevens bruikbaar voor het secretariaat, de programmacommissie en de ontvangst op locatie.

Activo helpt je de aanmeldroutes, bevestigingen en controles op elkaar af te stemmen. We kijken daarbij naar de manier waarop deelnemers zich inschrijven: zelf, via een secretariaat of op uitnodiging van een sponsor. Zo krijgt iedere deelnemer een duidelijke route en houdt je organisatieteam meer tijd over voor de inhoud van het congres.

Laat deelnemers verdergaan met hun bestaande aanmelding

Een duidelijke bevestiging helpt deelnemers te weten dat hun inschrijving is gelukt. Daarom hoort bij een afgeronde aanmelding een herkenbare melding op het scherm en een bevestiging per e-mail. Ook moet duidelijk zijn waar iemand terechtkan om gegevens te bekijken, te wijzigen of hulp te vragen.

Ontbreekt de bevestiging in de mailbox? Dan is de eerste stap controleren of de aanmelding is vastgelegd. Bij een bestaande inschrijving helpen een persoonlijke link of login de deelnemer veilig verder. We spreken af hoe die toegang wordt geregeld. Zo hoeft twijfel niet tot een nieuwe inschrijving te leiden.

Een persoonlijke uitnodigingslink helpt bij die herkenning, maar is niet automatisch een link die na één gebruik vervalt. We stemmen af wat er gebeurt bij opnieuw openen en welke gegevens de gebruiker kan bekijken of aanpassen.

Gebruik het e-mailadres als herkenningspunt

Controle op e-mailadres kan een herhaalde aanmelding signaleren. Welke reactie daarop volgt, stemmen we af op je congres: verdergaan met een bestaande registratie of contact opnemen met het secretariaat.

Een e-mailadres is alleen geen sluitend bewijs dat het om dezelfde persoon gaat. Eén deelnemer kan een werkadres en een privéadres gebruiken. Andersom kan een secretariaat hetzelfde contactadres gebruiken voor meerdere specialisten. Daarom maken we onderscheid tussen de deelnemer en degene die de aanmelding verzorgt.

Bij een mogelijke dubbeling bekijken we meerdere gegevens in samenhang, zoals naam, organisatie en contactgegevens. Ook twee gelijke namen zijn niet genoeg om automatisch een registratie te laten vervallen. Zo beschermen we de juiste aanmeldingen terwijl we mogelijke dubbelen herkennen.

Breng alle aanmeldroutes samen

Deelnemers kunnen via verschillende wegen bij hetzelfde congres terechtkomen. Een lid krijgt een uitnodiging, een sponsor meldt gasten aan en een secretariaat schrijft collega's in. We laten die routes aansluiten op hetzelfde deelnemersbeheer en spreken af hoe overlap wordt gecontroleerd.

Daarbij bepalen we wat voor jouw congres als dubbel telt. Deelname aan twee congresdagen, meerdere sessies of de combinatie van spreker en deelnemer is niet vanzelf een dubbele aanmelding. Een inschrijving voor een eerdere editie hoort evenmin te worden geblokkeerd als iemand zich voor het nieuwe congres meldt.

Voor het organisatieteam is zo duidelijk welke registratie bij welke editie, rol en deelname hoort. Je hoeft verschillende losse lijsten niet telkens opnieuw naast elkaar te leggen.

Corrigeer met aandacht voor sessies en betalingen

Zijn er toch twee registraties voor dezelfde deelnemer en dezelfde deelname? Dan helpen we je eerst vast te stellen welke gegevens correct zijn en welke registratie behouden blijft. Een registratie laten vervallen is pas aan de orde als duidelijk is wat eraan gekoppeld is.

Daarbij kijken we naar drie onderdelen:

• Sessies en extra onderdelen. De gewenste keuzes blijven behouden. Alleen een werkelijk overtollige reservering vervalt. Een vrijgekomen plaats wordt afgehandeld volgens de ingestelde wachtlijstwerkwijze.
• Betalingen en facturen. We vergelijken de betaalstatus en factuurgegevens. Een registratie laten vervallen draait een betaling niet vanzelf terug. Een eventuele dubbele betaling of factuurcorrectie vraagt een afzonderlijke afhandeling met de verantwoordelijke administratie.
• Tickets en communicatie. We stemmen af welk e-ticket geldig blijft, wat er met een overtollig ticket gebeurt en welke bevestiging de deelnemer ontvangt. Ook al geprinte badges en werklijsten nemen we mee.

De correctie moet dus doorwerken tot aan de ontvangst. Meer over de afhandeling van vrijgekomen sessieplaatsen lees je bij wachtlijsten en doorschuiving.

Houd presentie en accreditatie herleidbaar

Een goede deelnemersregistratie helpt om de vastgelegde aanwezigheid aan de juiste persoon te koppelen. Dat is relevant wanneer je congres gegevens aanlevert voor accreditatie. Een aanmelding op zichzelf bewijst nog niet dat iemand aanwezig was.

We stemmen de presentieregistratie af op de gegevens die jouw congres moet kunnen aanleveren. Soms gaat het om deelname aan de dag, soms om afzonderlijke dagdelen of sessies. Als een dubbeling na de check-in wordt gecorrigeerd, moeten de bestaande presentiegegevens behouden blijven en bij de juiste deelnemer terechtkomen.

De accreditatievoorwaarden bepalen welke aanwezigheid nodig is. Lees meer over aanwezigheid vastleggen voor accreditatie.

Een centrale congresomgeving in de praktijk

Voor de Digestive Disease Days van de NVGE realiseerde Activo een centrale congresomgeving voor deelnemersregistratie, abstractbeheer, programma en communicatie. Deelnemers kregen via de Event App toegang tot hun persoonlijke programma, congresinformatie en digitale e-ticket.

Die samenhang is ook bij het beheren van deelnemersgegevens waardevol: registratie, programma en ontvangst sluiten op elkaar aan. De controles op mogelijke dubbelingen stemmen we per congres af. Bekijk de NVGE-case of lees meer over het Medisch Congres Platform.

Veelgestelde vragen over dubbele aanmeldingen