Wat te doen als een sessie vol zit: wachtlijsten en doorschuiving

Een wachtlijst bij eventregistratie is een automatische reservelijst voor een volle sessie, waarbij de eerstvolgende deelnemer doorschuift zodra iemand zich afmeldt, zonder dat de organisator dat handmatig hoeft bij te houden.

Er is altijd één workshop die binnen twee dagen vol zit en één die tot het einde ruimte houdt. Dat is geen planningsfout maar de realiteit van een programma met keuze. De vraag is wat er daarna gebeurt: blijft de vraag naar die sessie zichtbaar, of verdwijnt hij. Activo regelt dit sinds 1997, voor meer dan 5000 ondersteunde events.

Wat er gebeurt zodra de limiet bereikt is

In het evenement registratiesysteem heeft elke sessie een eigen capaciteitslimiet. Is die bereikt, dan ziet de volgende aanmelder dat direct en komt hij op de wachtlijst in plaats van dat hij wordt afgewezen. Hij weet waar hij aan toe is en jij houdt hem in beeld.

Meldt iemand zich af, dan schuift de eerstvolgende op de wachtlijst automatisch door. Daar hoef je niets voor te doen. Dat is het verschil met een spreadsheet, waarin een afmelding een lege plek achterlaat die niemand opvult.

De wachtlijst als informatie, niet als restlijst

Een lange wachtlijst vertelt je iets. Als vijftig mensen wachten op een sessie met dertig plekken, dan is dat geen probleem maar een signaal: die sessie kan een tweede keer, of naar een grotere zaal.

Omdat je per sessie de bezetting én de wachtlijst ziet, neem je die beslissing op basis van cijfers. Bij de studiedag van Junis Kinderopvang met ruim 1.200 medewerkers werd de sessiekeuze op die manier ingericht.

Communiceren met de wachtlijst

Deelnemers op een wachtlijst zijn gericht te selecteren. Plan je de sessie een tweede keer in, dan mail je precies die groep. Verandert er iets in het programma, dan hoef je niet je hele deelnemerslijst lastig te vallen. Bij Rijkswaterstaat verzorgde Activo dit soort trajecten met meerdere doelgroepen en programmaonderdelen.

Schuift iemand alsnog door, dan zie je dat terug in zijn persoonlijke programma en in de Event App met e-ticket, waar hij zijn actuele indeling en de zaalinformatie vindt.

Op de eventdag

De uiteindelijke sessiekeuze kan op de badge terechtkomen, zodat bij de zaaldeur duidelijk is wie waar wordt verwacht. Bij de ingang wordt het e-ticket gescand en volgt de badge-uitgifte; zie toegangscontrole op eventlocatie.

Na afloop weet je per sessie wie aanwezig is geweest, zonder handmatig te tellen. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen die jouw organisatie stelt.

Veelgestelde vragen over wachtlijsten bij eventsessies