Accreditatie bij een medisch congres: aanwezigheid aantoonbaar vastleggen

Accreditatie bij een medisch congres is de erkenning van de bijeenkomst door een wetenschappelijke vereniging waarbij deelnemers punten voor hun herregistratie ontvangen, op voorwaarde dat hun aanwezigheid aantoonbaar is vastgelegd.

Voor veel deelnemers aan een medisch congres zijn de accreditatiepunten een van de redenen om te komen. Voor de organiserende commissie betekent dat een extra eis: de aanwezigheid moet per deelnemer kloppen en herleidbaar zijn. Een handtekeningenlijst bij de ingang haalt dat zelden. Activo verzorgt sinds 1997 registratie en toegangscontrole voor zakelijke events en congressen.

Accreditatie begint bij de registratie

De gegevens die je nodig hebt voor de verwerking, verzamel je bij de aanmelding en niet op de congresdag. Denk aan het BIG-nummer of registratienummer, de beroepsgroep en de vereniging waarbij de punten moeten worden bijgeschreven.

Vraag die velden alleen uit bij de deelnemers voor wie ze relevant zijn. Sprekers, standhouders en commissieleden hebben een andere route door het formulier. Hoe je die afweging maakt lees je in het artikel over gegevens uitvragen bij congresregistratie.

Aanwezigheid vastleggen via de toegangscontrole

Elke deelnemer krijgt na registratie een e-ticket met QR-code. Bij binnenkomst wordt dat ticket gescand, waarna de badge wordt overhandigd. Die scan is meteen je presentieregistratie. De toegangscontrole op eventlocatie legt per deelnemer vast wanneer hij is ingecheckt.

Dat is nauwkeuriger dan een lijst waar mensen hun naam op schrijven, en het levert direct een bestand op in plaats van papier dat later moet worden overgetypt. Tijdens de dag zie je bovendien live hoeveel deelnemers binnen zijn.

Meerdere dagdelen en losse programmaonderdelen

Sommige verenigingen kennen punten toe per dagdeel of per programmaonderdeel. Dan is één scan bij binnenkomst niet genoeg en wil je op meerdere momenten registreren.

• Een extra scanmoment bij aanvang van de middag of van de tweede dag
• Scannen bij de ingang van een specifieke sessie of workshop
• Registratie per parallelle sessie, gekoppeld aan de eerder gemaakte sessiekeuze
• Een overzicht per deelnemer van de onderdelen die hij daadwerkelijk heeft bijgewoond

Die sessiekeuze maakt de deelnemer al bij de registratie. Hoe dat verloopt bij parallelle sessies met beperkte zaalcapaciteit lees je in het artikel over sessiekeuze op een congres.

Van presentielijst naar verwerking

Na afloop heb je een overzicht met per deelnemer de registratiegegevens en de vastgelegde aanwezigheid. Dat is de basis waarmee de commissie de punten aanlevert bij de betreffende vereniging. De verwerking en de toekenning liggen bij die vereniging; het congresplatform zorgt dat de onderliggende gegevens compleet en herleidbaar zijn.

Registratie, sessies, abstracts en toegangscontrole komen samen in het medisch congres platform. Het platform is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR, wat bij zorgorganisaties en wetenschappelijke verenigingen een voorwaarde vooraf is. Voor organisaties als Amsterdam UMC verzorgt Activo dat traject inclusief ondersteuning op locatie.

Veelgestelde vragen over accreditatie bij een medisch congres