Welke gegevens vraag je uit bij congresregistratie?

Bij congresregistratie zijn de gegevens die je uitvraagt de velden die een deelnemer invult om zich in te schrijven, waarbij elk veld alleen zinvol is als het invloed heeft op zijn deelname, de facturatie, de accreditatie of het programma.

Een congresinschrijving is zelden alleen een aanmelding. Er hangt een tarief aan, vaak een factuur, soms accreditatie, en er is een programma waarin de deelnemer keuzes maakt. Dat maakt de verleiding groot om alles maar uit te vragen. Terwijl elk extra veld inschrijvingen kost. Activo ondersteunt congressen sinds 1997, waaronder medische en wetenschappelijke bijeenkomsten.

Wat de facturatie nodig heeft

Bij betaalde inschrijving heb je factuurgegevens nodig: organisatie, factuuradres en soms een inkoopnummer. Dat is geen overbodige administratie maar de voorwaarde om te kunnen factureren. Via de online betaalmodule rekent de deelnemer af en ontvangt hij naast zijn e-ticket ook een factuur in pdf.

Werk je met verschillende tarieven, bijvoorbeeld voor leden, niet-leden en studenten, dan bepaalt de doelgroep welk tarief geldt en welke gegevens gevraagd worden. Dat scheelt de student een reeks velden die niet op hem slaan.

Wat het programma nodig heeft

Sessiekeuze bij parallelle sessies, aanwezigheid per dag bij een meerdaags congres, en waar relevant het aangeleverde abstract. Voor dat laatste is er de abstract-review-module, waarmee auteurs indienen en de beoordelingscommissie reviewt.

Het medisch congres platform brengt inschrijving, abstracts, accreditatie en betaling samen. Bij Amsterdam UMC liep dat traject samen met een online posterplatform en een hybride uitzending.

Wat je beter weglaat

Velden die niemand na afloop opent. Een open vraag naar verwachtingen die vervolgens in een export blijft staan, een tweede telefoonnummer, een functietitel die niet op de badge komt. Hoe langer het formulier, hoe meer inschrijvingen halverwege stranden.

Er speelt ook een inhoudelijke afweging: je verwerkt persoonsgegevens van deelnemers en doet dat alleen waar het nodig is. Het platform is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van organisaties als Amsterdam UMC en de Rechtspraak. Zie ook het privacybeleid.

Van inschrijving naar de congresdag

Wat je uitvraagt komt terug op de badge, in de presentielijst en in de communicatie. De deelnemer ontvangt zijn e-ticket, laat de QR-code bij de ingang scannen en krijgt zijn badge; zie toegangscontrole op eventlocatie. Elke scan wordt geregistreerd, wat je na afloop een presentielijst geeft die ook bij accreditatie van pas komt.

Veelgestelde vragen over congresregistratie