De check-in balie inrichten: hoe je wachtrijen bij de ingang voorkomt

De check-in balie is de ontvangstopstelling bij de ingang van een event waar deelnemers hun e-ticket laten scannen en hun badge met keycord ontvangen, en die bepalend is voor de doorstroom bij binnenkomst.

Een event van 800 deelnemers begint in de praktijk in een halfuur waarin bijna iedereen tegelijk binnenkomt. Of dat halfuur soepel verloopt, hangt niet af van de software maar van de opstelling bij de deur: hoeveel balies er staan, hoe ze verdeeld zijn en wie erachter staat. Activo regelt die ontvangst sinds 1997.

Reken met een piek, niet met een gemiddelde

De klassieke rekenfout is uitgaan van het totale aantal deelnemers gedeeld door de inlooptijd. In werkelijkheid komt het merendeel binnen in de twintig minuten voor aanvang, vaak gekoppeld aan de aankomst van het openbaar vervoer of het moment dat de parkeergarage vol loopt.

Neem die piek als uitgangspunt bij het bepalen van het aantal balies. Wat een snelle check-in met de eventbeleving doet, staat beschreven in het artikel over een snelle check-in en de eventbeleving.

De opstelling zelf

Een goede balieopstelling doet drie dingen: de rij verdelen, de scan snel afhandelen en de badge direct overhandigen.

• Meerdere scanpunten naast elkaar in plaats van één centrale balie
• Een aparte balie voor deelnemers die hun e-ticket niet bij zich hebben
• Duidelijke bewegwijzering vanaf de entree, zodat mensen weten waar ze moeten zijn
• Ruimte achter de balie voor de badges, gesorteerd op een logische volgorde

Die aparte balie voor uitzonderingen is belangrijker dan hij lijkt. Eén deelnemer die zijn ticket kwijt is, houdt anders de hele rij op. Bij Activo wordt zo iemand opgezocht in het registratiesysteem en alsnog ingecheckt, zonder dat de doorstroom stopt. Hoe het scannen zelf verloopt lees je in het artikel over QR-code scannen bij de ingang.

Meerdere doelgroepen bij dezelfde ingang

Sprekers, pers, genodigden en medewerkers komen vaak via dezelfde entree binnen maar hebben verschillende badges en soms verschillende toegangsrechten. Door dat vooraf in de registratie vast te leggen, ziet de hostess bij het scannen direct om welke groep het gaat. De toegangscontrole op eventlocatie handelt dat af per doelgroep.

Sprekers en VIP-genodigden krijgen daarnaast vaak een eigen aanlooproute, zodat zij niet in dezelfde rij staan als de rest.

Bemensing en ondersteuning

Een balie is zo snel als de mensen die erachter staan. Hostesses moeten zonder uitleg met de scan-app kunnen werken, en er moet iemand zijn die ingrijpt als er iets niet klopt. Een projectmanager van Activo is op locatie aanwezig om de hostesses te ondersteunen en om vragen op te vangen.

Voor jou als eventmanager betekent dat rust op het moment dat je die het hardst nodig hebt. Tijdens de inloop zie je bovendien live hoeveel deelnemers zijn ingecheckt, zodat je weet of je op tijd kunt starten.

Veelgestelde vragen over de check-in balie inrichten