QR-code scannen bij de ingang: hoe toegangscontrole op locatie werkt

Toegangscontrole met QR-code is het proces waarbij een deelnemer bij de ingang de unieke code op zijn e-ticket laat scannen, waarna zijn naam direct in beeld verschijnt en hij zijn badge en keycord ontvangt.

De zaal is klaar, de catering staat, en dan komen er tweehonderd mensen tegelijk binnen in het kwartier voor aanvang. Dat is het moment waarop je merkt of je toegangscontrole klopt. Scannen met een QR-code haalt de druk van dat moment af. Activo regelt de check-in op locatie sinds 1997, inmiddels voor meer dan 5000 ondersteunde events.

Wat er gebeurt als de QR-code gescand wordt

De deelnemer toont zijn e-ticket op de telefoon of op papier. De hostess scant de code met de E-ticket Scan App en de naam verschijnt direct op het scherm. Daarna krijgt hij zijn badge en keycord en loopt hij door. Geen namenlijst, geen zoeken. Zie de pagina over toegangscontrole op eventlocatie voor de opzet.

Er is geen speciale hardware nodig: het scannen gebeurt met een mobiele telefoon. Dat maakt het ook eenvoudig om bij een piek een extra scanpunt bij te zetten in plaats van één rij te laten vastlopen.

Waarom je hiermee wachtrijen voorkomt

Een scan duurt enkele seconden. Bij een handmatige lijst kost het opzoeken van een naam een veelvoud daarvan, en dat verschil telt op bij elke deelnemer. Bij events als de Allseas Family Day en het VIP Congres verzorgde Activo de toegangscontrole met QR-code en badge-uitgifte op precies die manier.

Voor jou betekent dat rust op het moment dat er het meest tegelijk gebeurt. Je deelnemers starten het event zonder in de rij te hebben gestaan en jouw team kan zich richten op de inhoud.

Live inzicht in wie binnen is

Elke scan wordt direct geregistreerd. Tijdens de ontvangst zie je hoeveel deelnemers zijn ingecheckt en hoeveel er nog verwacht worden. Loopt de instroom achter, dan weet je dat voordat de eerste spreker begint en kun je nog schuiven.Na afloop heb je een overzicht van wie daadwerkelijk aanwezig is geweest, zonder handmatig turven. Dat is ook de basis voor je opvolging. De registratie zelf verloopt via het evenement registratiesysteem, waarmee aan- en afmeldingen tot het laatste moment verwerkt worden.

Als iemand zijn e-ticket niet bij zich heeft

Dat gebeurt altijd, bij elk event. De hostess zoekt de deelnemer op in het registratiesysteem en checkt hem alsnog in. De rij loopt door. Activo is aanwezig op locatie, dus als er iets aangepast moet worden staat er iemand die dat direct doet. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen die organisaties als Rijkswaterstaat en Amsterdam UMC stellen.

Veelgestelde vragen over QR-toegangscontrole