Volle sessies bij je opdrachtgever: wachtlijsten die zichzelf regelen

Een wachtlijst bij eventregistratie is een automatische reservelijst voor een volle sessie, waarbij de eerstvolgende deelnemer doorschuift zodra iemand zich afmeldt, zonder dat de organisator dat handmatig hoeft bij te houden.

De vraag komt altijd op hetzelfde moment: twee weken voor het event belt je opdrachtgever dat sessie drie vol zit en of daar iets aan te doen is. Als je dat handmatig bijhoudt kost het je een middag; als het systeem het bewaakt kost het je een telefoontje. Activo werkt sinds 1997 met eventbureaus, snel en flexibel tegen concurrerende tarieven.

Capaciteit die zichzelf bewaakt

In het evenement registratiesysteem krijgt elke sessie een eigen limiet. Is die bereikt, dan komt de volgende aanmelder automatisch op de wachtlijst en schuift die door bij een afmelding. Geen mailwisseling, geen bijgewerkte spreadsheet.

Voor jou is dat vooral tijdwinst op het moment dat je die het minst hebt: de laatste weken voor de eventdag, wanneer er ook nog vijf andere dingen spelen.

Wat je je opdrachtgever kunt laten zien

Per sessie zie je de bezetting en de wachtlijst. Dat is precies het soort overzicht waar een opdrachtgever om vraagt, en het maakt een gesprek over een extra ronde of een grotere zaal concreet in plaats van gevoelsmatig.

Bij events als de Allseas Family Day en het VIP Congres verzorgde Activo registratie, sessiekeuze en toegangscontrole in één traject.

Gericht communiceren zonder ruis

Plan je opdrachtgever een populaire sessie een tweede keer in, dan mail je alleen de wachtlijst. De rest van de deelnemers merkt er niets van. Verandert er iets in het programma, dan selecteer je de betrokken groep. Deelnemers zien hun bijgewerkte programma terug in de Event App met e-ticket.

Wil je zelf meer in handen houden, dan is er Activo NEXT: het self-service eventplatform waarmee je registratie, communicatie en deelnemersbeheer zelf beheert, met ondersteuning vanuit Activo wanneer nodig.

Doorlopen naar de eventdag

De sessiekeuze kan op de badge terechtkomen. Bij de ingang wordt het e-ticket gescand en volgt de badge-uitgifte; zie toegangscontrole op eventlocatie en e-tickets, badges en keycords voor de uitvoering.

Activo is aanwezig op locatie, dus als er iets aangepast moet worden staat er iemand die dat direct doet. Na afloop lever je je opdrachtgever een overzicht van wie er per sessie aanwezig was. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de eisen van opdrachtgevers als ASML en KPN.

Veelgestelde vragen over volle sessies