Last-minute wijzigingen in de deelnemerslijst verwerken

Een last-minute wijziging bij eventregistratie is een aanmelding, afmelding of vervanging die kort voor de eventdatum binnenkomt en direct doorwerkt in de deelnemerslijst, de catering, de badges en de toegangscontrole.

Twee dagen voor je event komt de mail: drie collega's kunnen niet, er komen twee anderen voor in de plaats, en of die ene deelnemer alsnog vegetarisch kan. Dat is geen uitzondering, dat is elk event. De vraag is of je die wijzigingen op één plek verwerkt of op vier. Activo regelt dit sinds 1997, voor meer dan 5000 ondersteunde events.

Één plek in plaats van vier

In het evenement registratiesysteem verwerk je aan- en afmeldingen, vervangingen en dieetwensen op één plek. Wat je daar wijzigt werkt door naar de deelnemerslijst, de badge, de export voor de catering en de toegangscontrole bij de ingang.

Werk je met een spreadsheet, dan moet je dezelfde wijziging vier keer doorvoeren en is de kans groot dat er ergens één achterblijft. Dat merk je dan bij de balie, op het moment dat je het het minst kunt gebruiken.

Wat er gebeurt bij een vervanging

Komt er iemand anders in de plaats, dan krijgt die persoon zijn eigen e-ticket met een unieke QR-code. De oude code vervalt. Zijn naam staat op de badge en hij staat op de juiste sessies, mits die keuze meeverhuist of opnieuw gemaakt wordt.

Zit een sessie inmiddels vol, dan komt hij op de wachtlijst en schuift hij door bij een afmelding. Bij de studiedag van Junis Kinderopvang met ruim 1.200 medewerkers werd dat op die manier ingericht.

De laatste mailing als vangnet

Vlak voor het event gaat er een final-call mailing uit naar alle aangemelde deelnemers, met het gepersonaliseerde e-ticket als bijlage. Dat verlaagt de no-show en zorgt dat iedereen zijn actuele gegevens bij zich heeft. Zet je een Event App met e-ticket in, dan ziet de deelnemer daar zijn bijgewerkte programma en de praktische informatie.

Verandert er nog iets in het programma zelf, dan selecteer je gericht de betrokken deelnemers in plaats van iedereen te mailen. Bij Rijkswaterstaat verzorgde Activo dit soort trajecten met meerdere doelgroepen.

Op de eventdag

Wijzigingen die op de ochtend zelf binnenkomen zijn nog te verwerken. Activo is aanwezig op locatie en zorgt dat de check-in, badges en toegangscontrole soepel verlopen; zie toegangscontrole op eventlocatie Staat iemand niet op de lijst maar hoort hij er wel te zijn, dan wordt dat bij de balie geregeld terwijl de rij doorloopt.

Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen die jouw organisatie stelt.

Veelgestelde vragen over last-minute wijzigingen