Groepsregistratie voor je event via één contactpersoon

Een relatie wil met vier collega's naar je klantdag komen. De namen staan in een mail, de workshopkeuzes volgen later en een week voor het event komt er een vervanger. Als jouw team dit allemaal handmatig verwerkt, wordt één uitnodiging al snel een reeks losse wijzigingen.

Met groepsregistratie laat je één contactpersoon meerdere deelnemers in één aanmeldproces inschrijven. Iedere deelnemer krijgt een eigen registratie, terwijl de aanmeldingen aan dezelfde groep zijn gekoppeld. Zo combineer je een eenvoudige aanmelding voor het team met persoonlijke e-tickets, sessiekeuzes en check-in. Hoe de bevestigingen en tickets worden verstuurd, spreek je vooraf af.

Bepaal wie aanmeldt en wie daadwerkelijk komt

De contactpersoon regelt de groepsaanmelding, maar hoeft zelf geen deelnemer te zijn. Denk aan een office manager die collega's inschrijft. Laat het formulier daarom duidelijk vastleggen of de contactpersoon ook meekomt. Alleen wie deelneemt, hoort mee te tellen voor de capaciteit, catering en badges.

Bepaal daarnaast hoeveel mensen mogen worden aangemeld. Betekent een maximum van vijf personen dat de contactpersoon daarbij is inbegrepen? En geldt het maximum per groepsaanmelding of voor het hele bedrijf? Dat zijn verschillende afspraken. Twee contactpersonen van hetzelfde bedrijf kunnen samen boven een limiet uitkomen als die alleen per formulier geldt. Stem af hoe je dat wilt controleren.

Verzamel per deelnemer de gegevens die je gebruikt

Begin met de contactgegevens van degene die de aanmelding verzorgt. Daarna voegt deze de deelnemers toe. Vraag per persoon wat nodig is voor jouw event, zoals de naam voor de badge, het e-mailadres voor de communicatie en een eventuele sessiekeuze.

Gegevens die voor iedereen gelijk zijn, zoals de bedrijfsnaam, wil je zo min mogelijk opnieuw laten invullen. Persoonlijke keuzes leg je wel per deelnemer vast. De dieetwens of workshopkeuze van de contactpersoon geldt immers niet automatisch voor de rest van de groep.

Laat de contactpersoon de gegevens en keuzes bij de collega's navragen. Een kort formulier werkt beter als duidelijk is welke informatie nodig is om de hele groep aan te melden. Lees ook welke gegevens je uitvraagt bij eventregistratie.

Kies wie de bevestigingen en e-tickets ontvangt

Een eigen e-ticket is niet hetzelfde als een eigen e-mailadres. Ook wanneer alle tickets naar de contactpersoon gaan, kan iedere deelnemer een persoonlijk ticket krijgen. Kies vooraf hoe je de communicatie inricht:

• Rechtstreeks naar iedere deelnemer. Je vraagt per persoon een e-mailadres. Bevestigingen, e-tickets en praktische informatie kunnen dan rechtstreeks naar de juiste collega worden verstuurd.
• Centraal via de contactpersoon. Je verzamelt de tickets bij één ontvanger. Die verdeelt de persoonlijke tickets en geeft wijzigingen in de eventinformatie door aan de groep.

Rechtstreekse communicatie is handig als deelnemers verschillende sessies volgen of op verschillende momenten arriveren. Centrale verzending kan passen wanneer één persoon alles voor het team coördineert. Vermeld in de bevestiging wie de tickets ontvangt en wanneer ze worden verstuurd. Zo weet de groep waar zij op moet wachten en wie de tickets moet doorsturen.

Bewaak plaatsen per deelnemer en per sessie

Een groepsaanmelding van vijf mensen gebruikt vijf deelnemersplaatsen. Een maximum voor de groepsgrootte vervangt daarom geen limiet voor het totale event.

Bij workshops telt iedere keuze afzonderlijk mee voor de betreffende sessie. Willen drie collega's naar dezelfde workshop terwijl er nog twee plaatsen zijn, dan moet duidelijk zijn wat er met de derde aanmelding gebeurt. Bied je een alternatief, gebruik je een wachtlijst of moet de contactpersoon eerst een andere keuze maken?

Stem die afhandeling vooraf af. Een wachtlijst en eventuele automatische doorschuiving moeten voor jouw event zijn ingericht. Maak in de bevestiging per persoon onderscheid tussen een geboekte sessie en een plek op de wachtlijst.

Spreek af hoe wijzigingen worden verwerkt

Leg vast tot wanneer de contactpersoon deelnemers mag toevoegen, afmelden of vervangen. Bepaal ook of dit via de eigen aanmelding kan of via jouw organisatieteam verloopt. Vermeld die route in de bevestiging.

Verwerk een wijziging bij de betreffende persoon, zodat de overige groepsleden correct geregistreerd blijven. Controleer bij een vervanger de naam, contactgegevens, sessiekeuze en eventuele dieetwens. Neem persoonlijke keuzes van de oorspronkelijke deelnemer niet zonder controle over.

Spreek af wat er bij een wijziging met het bestaande ticket gebeurt en wie een aangepast of nieuw ticket ontvangt. Zijn badges of werklijsten al geprint, dan moeten die eveneens worden bijgewerkt. Zo voorkom je dat de digitale registratie klopt, maar het ontvangstteam nog met oude gegevens werkt.

Houd overzicht over de groep en de individuele deelnemers

Je wilt per bedrijf weten hoeveel mensen komen. Aan de balie moet je de juiste persoon, registratie en badge kunnen vinden. Zorg daarom voor overzicht per groep én per deelnemer, inclusief individuele keuzes en de actuele aanmeldstatus.

Iedere deelnemer wordt met een eigen ticket ingecheckt. Eén scan meldt dus niet de hele groep aanwezig. Collega's kunnen los van elkaar arriveren. Zorg dat iedereen zijn ticket ontvangt en spreek af hoe het team ontbrekende tickets afhandelt.

Bekijk hoe Activo deelnemers online laat registreren en hoe dit aansluit op toegangscontrole op de eventlocatie.

Veelgestelde vragen over groepsregistratie