Welke gegevens vraag je uit bij eventregistratie, en welke niet?

Bij eventregistratie zijn de gegevens die je uitvraagt de velden die een deelnemer invult om zich aan te melden, waarbij elk veld alleen zinvol is als het invloed heeft op zijn deelname, de organisatie of de communicatie rond het event.

Er is altijd iemand die er nog een vraag bij wil. De afdeling wil weten wie er komt, marketing wil een interessegebied, en voor je het weet staat er een formulier van achttien velden waar je gasten halverwege op afhaken. Elk veld kost je aanmeldingen. Activo verzorgt eventregistratie sinds 1997, voor meer dan 5000 ondersteunde events.

De vraag achter elk veld

Voor elk veld geldt één toets: verandert het antwoord iets aan wat jij doet? Een dieetwens verandert je catering. Een sessiekeuze verandert je zaalindeling. Een functietitel die niemand gebruikt verandert niets en kost je alleen invulmoeite. In het evenement registratiesysteem bepaal je per doelgroep welke vragen worden gesteld.

Dat is meteen de oplossing voor de discussie met de afdeling: niet elk veld hoeft aan iedereen gesteld te worden. Sprekers krijgen andere vragen dan genodigden.

Wat je bijna altijd nodig hebt

Naam en mailadres, want daar gaat het e-ticket heen. De organisatie, omdat die op de badge komt. Aanwezigheid per dagdeel als je programma dat vraagt. Dieetwensen als er catering is. Sessiekeuze als er parallelle sessies zijn. Meer is het vaak niet.

Bij de studiedag van Junis Kinderopvang met ruim 1.200 medewerkers volstond dat om deelnemers hun eigen dag te laten samenstellen.

Wat je beter weglaat

Alles wat je achteraf niet gebruikt. Telefoonnummers die niemand belt, adressen die je nergens voor nodig hebt, open vragen die vervolgens door niemand gelezen worden. Hoe minder je vraagt, hoe meer mensen het formulier afmaken.

Er is ook een principiële kant. Je vraagt persoonsgegevens uit en verwerkt die; dat doe je alleen waar het nodig is. Het platform van Activo is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van organisaties als Rijkswaterstaat en Amsterdam UMC. Zie ook het privacybeleid.

Van formulier naar de eventdag

Wat je uitvraagt komt terug op de badge, in de export en in de communicatie. De deelnemer ontvangt zijn e-ticket met QR-code, laat die bij de ingang scannen en krijgt zijn badge; zie toegangscontrole op eventlocatie en e-tickets, badges en keycords.

Dus elk veld dat je toevoegt of weglaat werkt door tot aan de ontvangstbalie. Dat maakt het formulier geen administratieve stap maar een ontwerpkeuze.

Veelgestelde vragen over gegevens bij eventregistratie