E-ticket niet ontvangen of kwijt op de eventdag

Een deelnemer staat bij de ingang zonder e-ticket. Zoek de aanmelding op, controleer gegevens en toegangsrechten en check de deelnemer in als alles klopt. Een ontbrekende QR-code hoeft de ontvangst niet stil te leggen als het team weet wat het moet doen.

Voor een eventbureau vraagt dat om voorbereiding. Je wilt gasten vriendelijk helpen en de scanrij laten doorlopen, met duidelijke afspraken over wie bij afwijkingen beslist. Een actuele deelnemerslijst en goede afstemming met je opdrachtgever zijn daarvoor onmisbaar.

Maak onderscheid tussen het ticket en de aanmelding

Een ontbrekend e-ticket kan verschillende oorzaken hebben. De mail is in de spamfolder beland, het opgegeven e-mailadres bevat een typefout of een collega heeft de registratie gedaan en de tickets ontvangen. Ook kan het ticket voor een later verzendmoment zijn ingepland.

Daarnaast is het mogelijk dat de aanmelding niet is afgerond. Ga dus niet automatisch uit van een geldige registratie, maar concludeer evenmin dat iemand zonder ticket niet is aangemeld. De actuele registratie geeft de doorslag.

Een uitnodiging alleen bevestigt geen deelname. Houd uitnodiging, registratiebevestiging en e-ticket uit elkaar. Lees meer over het e-ticket voor een zakelijk event.

Zoek op en controleer voordat je incheckt

Vraag rustig naar de naam en een aanvullend gegeven, zoals het bedrijf of het gebruikte e-mailadres. Gebruik de beschikbare zoekvelden in het registratiesysteem. Geen resultaat? Controleer de spelling, actieve filters en of je in de juiste eventeditie of daglijst zoekt. Vraag zo nodig onder welke naam of via welke collega de aanmelding is gedaan.

Heb je de registratie gevonden, controleer dan drie zaken:

• De juiste persoon. Komen de opgegeven gegevens overeen met de registratie? Volg de vooraf afgesproken controle voor dit event.
• Geldige deelname. Geeft de registratie toegang tot deze dag of dit programmaonderdeel? Controleer eventuele aanvullende voorwaarden die met de opdrachtgever zijn afgesproken.
• De check-instatus. Is deze persoon al ingecheckt? Behandel een eerdere check-in volgens de procedure voor terugkeer of een mogelijke fout.

Klopt alles, leg dan de check-in vast op de bestaande registratie en geef de afgesproken badge uit. Opnieuw mailen is aan de balie niet altijd nodig als de deelnemer via het systeem kan worden ingecheckt. Zo blijft de aankomst gekoppeld aan de juiste persoon.

Spreek af wat er bij twijfel gebeurt

Niet iedere ticketvraag is een eenvoudige zoekactie. Leg vooraf vast wie namens de opdrachtgever beslist over uitzonderingen en hoe die persoon bereikbaar is. Geef de baliemedewerker een concrete vervolgstap:

Leg een goedgekeurde correctie vast in het systeem. Alleen een extra badge uitdelen kan ertoe leiden dat registratie, toegang en aantallen niet meer op elkaar aansluiten. Maak ook niet direct een tweede registratie aan als je de eerste nog niet hebt gevonden.

Houd de reguliere ontvangst in beweging

Laat langere zoekvragen afhandelen naast de scanstroom, bij een herkenbaar servicepunt of door een beschikbare collega. Dat hoeft bij een klein event geen volledige extra balie te zijn. Het gaat erom dat één lastige registratie niet alle scanpunten bezet houdt.

Zorg dat de medewerker daar de benodigde gegevens kan bekijken en weet welke wijzigingen zijn toegestaan. Test vooraf het zoeken, inchecken en eventueel printen van badges. Controleer ook de internetverbinding en spreek een werkwijze bij een storing af; de Scan App van Activo werkt online. Activo ondersteunt toegangscontrole op de eventlocatie, inclusief het opzoeken van geregistreerde deelnemers die hun ticket zijn vergeten. Welke apparatuur, badge-uitgifte en ondersteuning nodig zijn, stem je af op jouw event.

Verminder ticketvragen vóór de eventdag

Maak al bij de aanmelding duidelijk wanneer en waar de deelnemer het e-ticket ontvangt. Dat voorkomt onnodige vragen als de tickets pas kort voor het event worden verstuurd. Laat het ingevulde e-mailadres controleren en bied een duidelijke route om fouten door te geven.

Stuur aangemelde deelnemers vóór het event een praktische laatste mail met hun e-ticket, aankomsttijd en locatie. Dit is een deelnemersmail, geen oproep om zich alsnog aan te melden. Lees ook hoe je reminders gericht inzet.

Komt een ticket niet aan, controleer dan eerst het adres, de afgesproken ontvanger en eventuele verzend- of foutmeldingen. Opnieuw versturen naar hetzelfde foutieve adres lost niets op. Vermeld in de communicatie bij wie de deelnemer terechtkan als zoeken in de mailbox en spamfolder niet helpt.

Gebruik je een Event App met e-ticket, wijs deelnemers dan vooraf op die mogelijkheid. Controleer dat het persoonlijke ticket daar beschikbaar is en dat zij de app kunnen openen. Ook dan blijft een werkwijze voor deelnemers zonder werkende telefoon nodig.

Veelgestelde vragen over ontbrekende e-tickets