Wat is een e-ticket voor een zakelijk event en hoe werkt het?
Een e-ticket voor een zakelijk event is een persoonlijk digitaal toegangsbewijs met een unieke QR-code, dat een deelnemer na aanmelding per mail ontvangt en bij de ingang laat scannen voor toegang en badge-uitgifte.
Je deelnemerslijst verandert tot de dag voor het event. Nieuwe aanmeldingen, afzeggingen, een gast die zijn bevestiging niet meer kan vinden. Bij de ingang wil je daar niets van terugzien: gewoon een rustige, snelle ontvangst. Het e-ticket is het onderdeel dat die twee werelden verbindt. Activo regelt dat sinds 1997 voor zakelijke events en congressen, van uitnodiging tot check-in op locatie.
Hoe een e-ticket voor een zakelijk event werkt
Een deelnemer meldt zich aan via het evenement registratiesysteem en krijgt direct een bevestiging in zijn mailbox. In die mail zit het persoonlijke e-ticket met een unieke QR-code. Vlak voor het event gaat er nog een final-call mailing uit met het e-ticket opnieuw als bijlage, zodat niemand hoeft te zoeken.
Op locatie toont de deelnemer de QR-code op zijn telefoon of op papier. Die wordt gescand en de naam verschijnt direct op het scherm, waarna de badge en het keycord worden overhandigd. Omdat elke code aan één persoon hangt, komt alleen binnen wie zich daadwerkelijk heeft aangemeld. Activo verzorgt dit al voor meer dan 5000 ondersteunde events, voor organisaties als ASML, Rijkswaterstaat en KPN.
Wat het e-ticket je als eventmanager oplevert
Het grootste verschil merk je bij de ingang. Scannen kost enkele seconden per persoon, dus er ontstaat geen wachtrij en je deelnemers starten het event zoals je het bedoeld hebt. Dat is precies het moment waarop een event zijn toon zet.
Daarnaast krijg je iets terug wat je met een papieren gastenlijst niet hebt: live inzicht in wie er binnen is. Je ziet tijdens de ontvangst hoeveel mensen zijn ingecheckt en welke doelgroepen nog onderweg zijn. Na afloop weet je precies wie aanwezig is geweest, zonder dat iemand handmatig heeft geteld. Hoe Activo dat regelt lees je op de pagina over toegangscontrole op eventlocatie.
E-ticket, badge en Event App: hoe ze samenhangen
Het e-ticket staat zelden op zichzelf. Het komt voort uit de registratie en leidt naar de badge die de deelnemer de rest van de dag draagt. Hoe die badge eruitziet en welke gegevens erop staan, bepaal je vooraf; de opmaak sluit aan op de uitstraling van je event. Zie e-tickets, badges en keycords.
Zet je ook een Event App met e-ticket in, dan is het e-ticket daar beschikbaar naast het programma en de praktische informatie. Je deelnemer heeft dan alles op één plek en jij houdt het overzicht.
Als een deelnemer zijn e-ticket kwijt is
Dat gebeurt op elk event, en het hoeft geen probleem te zijn. Bij de balie zoekt de hostess de deelnemer op in het registratiesysteem en checkt hem alsnog in. De rij loopt door en de deelnemer merkt er weinig van.
Activo is aanwezig op locatie en zorgt dat de check-in, badges en toegangscontrole soepel verlopen. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen die jouw organisatie stelt.
