Reminders versturen voor een hogere opkomst bij je event

Een reminder is een herinneringsmailing die alleen wordt verstuurd naar genodigden die nog niet op de uitnodiging hebben gereageerd of die zich hebben aangemeld maar nog een laatste bevestiging nodig hebben, met als doel de opkomst te verhogen.

De uitnodiging is verstuurd en de eerste aanmeldingen komen binnen. Daarna wordt het stil, terwijl je zaal nog niet vol is. Op dat moment doet de reminder het werk. Niet als algemene rondzendmail, maar gericht aan de mensen die nog niet hebben gereageerd. Activo verzorgt dat traject sinds 1997 voor zakelijke events en congressen.

Een reminder werkt alleen als hij selectief is

Een herinnering die ook bij aangemelde deelnemers binnenkomt, doet meer kwaad dan goed. Die mensen hebben alg ereageerd en krijgen het gevoel dat er niet wordt bijgehouden wie wat doet. Bij een gekoppeld registratietraject stuur je de herinnering alleen naar genodigden zonder reactie

Dat onderscheid komt uit het deelnemersoverzicht: aangemeld, afgemeld of nog geen reactie. Omdat de uitnodiging aan de online registratie hangt, is die status altijd actueel en hoef je geen lijsten handmatig te vergelijken.

De drie momenten die er in de praktijk toe doen

De meeste zakelijke events komen uit met drie contactmomenten na de uitnodiging. Meer is meestal niet nodig en werkt vaak averechts.

• De herinnering: naar iedereen die nog niet heeft gereageerd, ongeveer halverwege de aanmeldperiode
• De laatste oproep: kort voor het sluiten van de aanmeldingen, opnieuw alleen naar niet-reageerders
• De final call: vlak voor de eventdag naar alle aangemelde deelnemers, met praktische informatie en het e-ticket

Die laatste mailing is geen reminder om zich aan te melden, maar een geheugensteun met tijden, locatie en het e-ticket met QR-code. Juist die mail voorkomt no-shows van mensen die het event simpelweg vergeten waren.

Wat een reminder wel en niet moet doen

Houd de toon rustig. Een herinnering is een service, geen aansporing. Herhaal kort waar het event over gaat, noem de datum en zet er één duidelijke link naar de eventwebsite bij. Wie zich niet wil aanmelden, moet zich net zo makkelijk kunnen afmelden; ook dat levert je informatie op.

Zorg dat afmeldingen net zo goed worden vastgelegd als aanmeldingen. Anders blijf je mensen benaderen die al hebben besloten niet te komen. In het artikel over fouten bij eventregistratie komt dat punt regelmatig terug.

Meten wat de reminder oplevert

Na elke mailing zie je hoeveel aanmeldingen erbij zijn gekomen. Daarmee weet je bij het volgende event welk moment het meeste oplevert en waar je genodigdenbestand op reageert. Bij terugkerende events bouw je zo per editie een beter beeld op.

Dat inzicht is ook bruikbaar richting je interne opdrachtgever. In plaats van een gevoel over de opkomst laat je zien welk deel van het bestand op welk moment in beweging kwam.

Veelgestelde vragen over reminders bij een event