Wanneer is een Event App zinvol, en wanneer niet?

Een Event App is een app waarin deelnemers het programma, praktische informatie, hun persoonlijke indeling en hun e-ticket op één plek vinden, voor en tijdens het event, opgemaakt in de stijl van het event.

De vraag komt bijna altijd van boven: kunnen we niet een app doen? Soms is het antwoord ja en voegt het merkbaar iets toe. Vaak is het antwoord dat een goed e-ticket en een heldere mailing hetzelfde doen, zonder dat je gasten iets hoeven te openen. Het verschil zit in het type event. Activo bouwt Event Apps sinds 1997.

Wanneer een Event App iets toevoegt

Bij een programma met keuze. Als je gast zijn eigen route door de dag heeft, met sessies, tijden en zalen, dan is één plek waar dat staat waardevol. Bij de Alliander Leiderschapsdag werd de Event App precies daarvoor ingezet: interactie en informatievoorziening tijdens het event.

Ook bij events met exposanten of meerdere ruimtes helpt het. Bij het Fontys Career Event kwamen registratie, exposanteninformatie en de Event App samen in één oplossing, wat deelnemers én organisatie duidelijkheid gaf.

Wanneer een e-ticket volstaat

Bij een compact event met één zaal, één programma en twee uur duur. Je gast hoeft niets te navigeren; hij komt binnen, hij zit, hij gaat weer weg. Dan is een e-ticket met QR-code plus een goede uitnodiging genoeg, en is een app een extra drempel in plaats van een gemak.

Een app die niemand opent doet je merk geen goed. Dat is geen technisch probleem maar een verwachting die je zelf hebt gewekt.

De app als merkdrager

Kies je wel voor een app, dan is de vormgeving onderdeel van je event. De Event App met e-ticket wordt specifiek voor het event opgemaakt, in de stijl van het event. Het e-ticket zit erin, naast programma, plattegrond, praktische informatie en pushberichten.

Daarmee loopt de lijn door: uitnodiging, eventwebsite, e-ticket, app, badge en ontvangst zijn dan één geheel. Bij World of Incentro liep dat traject op die manier van registratie tot badge-uitgifte.

Wat de app je tijdens het event geeft

Verandert er iets in het programma, dan hoef je niet iedereen te mailen: je stuurt een pushbericht en de deelnemer ziet zijn bijgewerkte indeling. Bij de ingang wordt zijn e-ticket gescand en volgt de badge; zie toegangscontrole op eventlocatie. Omdat elke scan wordt geregistreerd, zie je live hoeveel gasten binnen zijn en welke doelgroepen nog onderweg zijn.

Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van organisaties als ASML, KPN en Triodos Bank.

Veelgestelde vragen over de Event App