Toegangscontrole op een congres met verschillende deelnemersgroepen

Toegangscontrole per doelgroep op een congres is het regelen van verschillende toegangsrechten binnen één bijeenkomst, waarbij sprekers, deelnemers, standhouders en commissieleden elk een eigen e-ticket en badge krijgen.

Een jaarcongres kent zelden één type aanwezige. Er zijn sprekers en dagvoorzitters, deelnemers die zich betaald hebben ingeschreven, exposanten, commissieleden en soms studenten met een eigen tarief. Elk met een ander programma en andere toegang. Activo ondersteunt dit type bijeenkomst sinds 1997, waaronder medische en wetenschappelijke congressen.

Het onderscheid begint bij de inschrijving

In het aanmeldproces bepaal je per groep welke gegevens worden uitgevraagd, welke programmaonderdelen zichtbaar zijn en welk tarief van toepassing is. Bij betaalde registratie ontvangt de deelnemer naast het e-ticket ook een factuur in pdf. Het medisch congres platform is hier specifiek op ingericht, inclusief abstracts en accreditatie.

Voor het indienen en beoordelen van bijdragen is er de abstract-review-module, waarmee de programmacommissie de ingediende abstracts beoordeelt. Bij het congres van Amsterdam UMC liep dat samen met de registratie en een online posterplatform.

Toegang per groep op de congresdag

Elke groep krijgt een eigen e-ticket met unieke QR-code. Bij de ingang wordt die gescand en verschijnt direct de naam en de groep, waarna de juiste badge en het keycord worden uitgereikt. Zie toegangscontrole op eventlocatie. Een scan duurt enkele seconden, dus ook bij een geconcentreerde instroom voor de openingssessie ontstaat er geen rij.

De badge maakt het onderscheid zichtbaar. Wie hoort bij de organisatie, wie is spreker, wie is exposant: dat scheelt vragen bij zaaldeuren en bij de exposantenruimte.

De badge maakt het onderscheid zichtbaar. Wie hoort bij de organisatie, wie is spreker, wie is exposant: dat scheelt vragen bij zaaldeuren en bij de exposantenruimte.

Exposanten en standhouders

Heeft je congres een exposantengedeelte, dan registreren standhouders zich via de beursregistratie met eigen standpersoneel en toegang. Met de leadscanner scannen zij zelf de QR-code van deelnemers om contactgegevens vast te leggen. Dat gebeurde onder meer bij Exact Live.

Overzicht voor de commissie

Elke scan wordt geregistreerd, dus je ziet live hoeveel deelnemers aanwezig zijn en per groep wie er nog wordt verwacht. Na afloop heb je een presentielijst zonder handmatig turven, wat ook van pas komt bij accreditatie. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de eisen van organisaties als Amsterdam UMC en de Rechtspraak. Een Event App met e-ticket geeft deelnemers hun eigen programma op één plek.

Veelgestelde vragen over congressen met meerdere doelgroepen