Sprekers en dagvoorzitters registreren met overzicht

Een spreker heeft vóór een congres andere informatie nodig dan een bezoeker. Een dagvoorzitter wil bovendien weten wie er op het podium komt, hoe het programma verloopt en bij wie wijzigingen terechtkomen. Door hun registratie en communicatie af te stemmen op hun rol, houd je als organisator overzicht en geef je de mensen op het podium een duidelijke voorbereiding.

Dat hoeft geen los traject met extra deelnemerslijsten te worden. Het uitgangspunt is één actuele registratie per persoon, met de rollen en afspraken die voor die persoon gelden. Zo kan de programmacommissie zich richten op de inhoud, terwijl duidelijk blijft wie komt, wat nog ontbreekt en wie de ontvangst verzorgt.

Stem de registratie af op de rol

Leg eerst vast wie namens de organisatie sprekers en dagvoorzitters uitnodigt en hun deelname bevestigt. Een toezegging om te spreken is nog geen complete congresregistratie. Ook aankomst, deelname aan andere onderdelen en contactgegevens moeten bekend zijn.

Richt voor deze groepen passende vragen en communicatie in. Een persoonlijke uitnodiging kan daarbij helpen. Spreek af hoe de rol wordt toegekend, zodat iemand zich niet zonder afstemming via de openbare registratie als spreker aanmeldt.

Een spreker kan daarnaast bezoeker of sessievoorzitter zijn. Voeg die afspraken toe aan de bestaande registratie in plaats van iemand opnieuw aan te melden. Dat voorkomt verschillende versies van contactgegevens en maakt het overzicht voor de organisatie bruikbaarder.

Vraag gericht om de gegevens die je nodig hebt

Maak vóór de uitnodiging duidelijk welke informatie de programmacommissie, communicatie en ontvangst nodig hebben. Voor een spreker gaat het bijvoorbeeld om:

• De gewenste naam, functie en organisatie voor programma en badge, eventueel met een korte biografie en foto.
• De titel en beschrijving van de bijdrage en de afgesproken presentatievorm.
• De aanwezigheid op congresdagen en deelname aan bijvoorbeeld lunch of andere sessies.
• Technische wensen en een contactmogelijkheid voor praktische afstemming.

Vraag alleen aanvullende informatie die je voor dit congres gebruikt. Stem ook af welke tekst en foto je publiceert. Een naam in de registratie is niet vanzelf de juiste schrijfwijze voor de aankondiging op het podium.

Geef bij presentaties een duidelijke aanleverroute, bestandsafspraken en deadline. Spreek met de technische ploeg af wie de bestanden controleert en welke versie op de presentatiemachine komt. Een ontvangen bestand is daarmee nog niet automatisch technisch getest.

Verbind abstractacceptatie aan de juiste presentator

Bij een wetenschappelijk congres begint een bijdrage soms in de abstract-review-module. Na de beoordeling moet de commissie nog vaststellen hoe de bijdrage in het programma wordt opgenomen en wie haar presenteert. De indiener, auteur en daadwerkelijke presentator kunnen verschillende personen zijn.

Bevestig daarom na acceptatie de presentatievorm, de presentator en de vervolgstappen voor registratie. Controleer of de presentator al is aangemeld. Een geaccepteerd abstract kan bijvoorbeeld een poster of een presentatie binnen een bestaande sessie worden; het is niet vanzelf een nieuwe sessie of een afgeronde sprekersregistratie.

Activo ondersteunt onder meer congresregistratie en abstractbeoordeling. We stemmen de aansluiting tussen die onderdelen af op de werkwijze van jouw congres en programmacommissie.

Scheid de aanmeldbevestiging van de programmaafspraken

Bevestig eerst dat de aanmelding is ontvangen. Deel daarna de programma-informatie zodra die voldoende vaststaat. Vermeld bij voorlopige afspraken dat er nog iets kan veranderen en wanneer de spreker een update kan verwachten.

In de praktische briefing staan de congresdatum, het eigen optreden, de zaal, het gewenste aankomstmoment en de contactpersoon op locatie. Maak onderscheid tussen aankomst, een eventuele technische doorloop en de start van de bijdrage. Vermeld ook waar iemand zich meldt en hoe de presentatie wordt aangeleverd.

De dagvoorzitter heeft daarnaast een actueel overzicht nodig van de sessies en sprekers die hij of zij begeleidt. Denk aan de juiste introductieteksten, uitspraak van namen, gespreksafspraken en beschikbare tijd. Laat de commissie bepalen wie de inhoudelijke briefing verzorgt.

Spreek af hoe wijzigingen worden doorgegeven

Kies één actueel programmaoverzicht en wijs iemand aan die wijzigingen daarin verwerkt. Controleer bij een andere tijd of zaal welke personen en uitingen moeten worden bijgewerkt. Dat kunnen naast de spreker ook de dagvoorzitter, techniek, zaalbegeleiding en deelnemers zijn.

Spreek af wie gerichte updates verstuurt en hoe belangrijke wijzigingen worden bevestigd. Ga er niet vanuit dat een aangepast programma automatisch een nieuwe persoonlijke e-mail oplevert. Een actueel programma in de Event App kan ondersteunen, maar vervangt die afstemming niet.

Wijzigt er kort vóór het optreden iets, neem dan rechtstreeks contact op met de betrokkenen. Zo weet de organisatie dat de nieuwe afspraak is aangekomen en blijft een oude briefing niet onbedoeld leidend.

Maak van aankomst een duidelijke overdracht

Bespreek vooraf welke ontvangst past bij het aantal sprekers en hun aankomsttijden. Dat kan een herkenbaar aanspreekpunt bij de reguliere balie zijn of een aparte ontvangstplek. Een eigen scanpunt is alleen nuttig als de bezetting en looproute daarop aansluiten.

Het ontvangstteam moet kunnen zien wat de volgende stap is: een badge uitgeven, de contactpersoon waarschuwen of iemand doorverwijzen naar de sprekersruimte. Stem af wie een spreker begeleidt en wie bij vertraging beslist over het programma. Activo kan de check-in en badge-uitgifte ondersteunen; de inzet op locatie spreken we vooraf af.

Een check-in laat zien dat iemand bij het registratiepunt is geweest. Het zegt nog niet dat de spreker de presentatie heeft getest of bij de juiste zaal klaarstaat. Gebruik voor die overdracht duidelijke teamafspraken. Interne aankomstinformatie hoort in het afgesproken organisatieoverzicht, niet vanzelf in de Event App voor deelnemers.

Houd publicatie en interne informatie uit elkaar

Een biografie en goedgekeurde portretfoto kunnen voor het publieke programma bedoeld zijn. Een persoonlijk telefoonnummer of praktische notitie is voor een beperkter team. Spreek af wie welke gegevens nodig heeft en hoe die worden gedeeld. Zo kan de technicus de presentatie ontvangen zonder dat alle overige registratiegegevens worden rondgestuurd.

Controleer vóór het congres wie toegang heeft tot de interne overzichten en welke informatie zichtbaar wordt voor bezoekers. Maak ook afspraken over het bewaren en opruimen van bestanden na afloop.

Veelgestelde vragen over sprekersregistratie