Save the date voor een terugkerend event: de datum claimen voordat de agenda vol zit

Een genodigdenlijst is het bestand met alle personen die voor een event worden uitgenodigd, inclusief hun doelgroep en contactgegevens, en vormt de basis voor de uitnodigingen, de registratie en het deelnemersoverzicht.

Bij de meeste zakelijke events begint het genodigdenbestand als een verzameling losse lijsten. Sales levert klanten aan, HR levert medewerkers aan, een collega stuurt nog een aanvulling per mail. Op dat moment is de vraag niet hoe je uitnodigt, maar hoe je van die lijsten één werkbaar bestand maakt. Activo doet dat sinds 1997 voor events van circa 300 tot 1.500 deelnemers.

Eén bestand, meerdere doelgroepen

Losse lijsten samenvoegen tot één bestand betekent niet dat iedereen dezelfde uitnodiging krijgt. Je legt per genodigde vast tot welke groep hij hoort: klant, medewerker, partner, spreker of pers. Die groep bepaalt vervolgens de tekst van de uitnodiging en de route door het aanmeldformulier.

Zo houd je de doelgroepen inhoudelijk uit elkaar terwijl alle reacties in één overzicht binnenkomen. Dat overzicht is het uitgangspunt voor de hele online registratie en later voor de ontvangst op locatie.

Wat je opschoont voordat je importeert

Een import is zo goed als het bestand dat je erin stopt. Een halfuur opschonen vooraf voorkomt dubbele uitnodigingen en bounces tijdens het traject.

• Dubbele adressen samenvoegen, vooral bij aangeleverde lijsten uit verschillende afdelingen
• Voor- en achternaam in aparte kolommen, zodat de aanhef klopt
• Per genodigde vastleggen tot welke doelgroep hij hoort
• Oude adressen van vertrokken contactpersonen eruit halen

Vraag daarnaast alleen velden uit die je echt gebruikt. Elk extra veld in het aanmeldformulier kost aanmeldingen; welke gegevens dat zijn lees je in het artikel over welke gegevens je uitvraagt bij eventregistratie.

De lijst blijft veranderen tot de eventdag

Na de import begint het echte werk pas. Er komen aanmeldingen binnen, mensen melden zich af, een klant stuurt een vervanger en er wordt op het laatste moment nog een groep toegevoegd. Een genodigdenbestand is dus geen momentopname maar een levend overzicht.

Aanvullingen voeg je gedurende het traject toe, met een eigen uitnodiging voor die nieuwe groep. Wie al is uitgenodigd, krijgt niet opnieuw dezelfde mail. Zo blijft het traject overzichtelijk, ook als de lijst tot de laatste week groeit.

Van genodigdenlijst naar deelnemerslijst

Zodra iemand zich aanmeldt, verschuift hij van genodigde naar deelnemer. Die deelnemer krijgt een bevestiging met e-ticket, dat op locatie gescand wordt bij de uitgifte van badge en keycord. De naam op die badge komt uit hetzelfde bestand dat je aan het begin hebt geïmporteerd.

Dat is precies waarom het opschonen vooraf loont. Een tikfout in de import is op de eventdag een tikfout op een badge, waar de deelnemer de hele dag mee rondloopt.

Zorgvuldig omgaan met de gegevens

Een genodigdenbestand bevat persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Het platform van Activo is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR en past bij de privacy- en security-eisen die zakelijke opdrachtgevers stellen. Voor organisaties als Amsterdam UMC, Rijkswaterstaat en de Rechtspraak is dat een voorwaarde vooraf, geen bijzaak.

Veelgestelde vragen over de save the date