Realtime bezoekersaantallen volgen tijdens je event

Tijdens een klantdag wil je weten hoe de ontvangst verloopt en welke relaties al zijn aangekomen. Met realtime bezoekersaantallen kun je die vragen beantwoorden terwijl het event bezig is. Dat helpt je om je ontvangstteam gericht te ondersteunen en aandacht te houden voor de ervaring van je gasten.

Activo verbindt de registratie met de check-in op locatie. Verwerkte scans zijn live te volgen via een organisatieoverzicht. Samen bepalen we welke informatie je nodig hebt, wie die gebruikt en welke uitsplitsingen passen bij jouw klantdag, productintroductie of merkactivatie.

Welke bezoekersaantallen helpen je tijdens het event

Een bruikbaar overzicht begint bij de vragen die je team wil beantwoorden. Hoeveel deelnemers zijn al ingecheckt? Welke doelgroepen worden nog verwacht? En hoe ontwikkelt de aankomst zich richting de start van het programma?

Neem bij de voorbereiding drie soorten informatie mee:

• Aanmeldingen en check-ins: vergelijk de geldige inschrijvingen met de deelnemers van wie een aankomst is vastgelegd.
• Opkomst per doelgroep: bepaal of je relaties, dealers, pers of medewerkers afzonderlijk wilt volgen.
• Aankomstmomenten en locaties: bespreek of je inzicht per tijdvak, ingang of locatie nodig hebt en hoe dat wordt vastgelegd.

We stemmen vooraf af welke weergaven je team nodig heeft en welke uitsplitsingen per tijdvak of scanpunt mogelijk zijn binnen jouw inrichting. Bij toegangscontrole op de eventlocatie vormen de verwerkte scans de basis; de registratie bepaalt welke aanvullende informatie daaraan gekoppeld kan worden.

Richt je overzicht in rond je doelgroepen

Voor marketing is vaak vooral relevant wie je bereikt. Leg daarom de gewenste doelgroepindeling bij de registratie vast en werk wijzigingen bij.

Vergelijk groepen ook met hun eigen aantal aanmeldingen. Zestig ingecheckte dealers op honderd aanmeldingen vertellen iets anders dan zestig relaties op driehonderd aanmeldingen. Kies bovendien hetzelfde meetmoment. Zo voorkom je dat een vroeg gearriveerde groep automatisch de succesvolste lijkt.

Gebruik de cijfers voor een persoonlijke ontvangst

Stel dat vlak voor de opening minder dealers zijn ingecheckt dan verwacht. Je kunt de contactpersoon laten nagaan of de gezamenlijke bus later aankomt. Het ontvangstteam kan zich dan voorbereiden op die groep en de gasten bij aankomst gericht verder helpen. Een ontbrekende check-in alleen vertelt nog niet waarom iemand er niet is.

Komen juist veel deelnemers tegelijk binnen, combineer de cijfers dan met wat je team bij de ingang ziet. Misschien is extra hulp nodig bij de badge-uitgifte of bij vragen over het programma. Alleen een stijgend aantal scans laat niet zien hoe lang mensen wachten.

Spreek af wie signalen beoordeelt en wie met ontvangst, catering of programmaleiding overlegt. Zo hoeft niet iedereen voortdurend een scherm te volgen. Jij houdt ruimte voor je gasten en de uitstraling van het event, terwijl een collega de afgesproken updates doorgeeft.

Maak onderscheid tussen ingecheckt en nu aanwezig

Een check-in registreert een aankomst. Daarmee weet je nog niet hoeveel mensen op dat moment binnen zijn. Voor actuele bezetting moeten ook vertrek en terugkeer consequent worden vastgelegd.

Ook meerdere scans vragen om duidelijke afspraken. Iemand kan binnenkomen, een workshop bezoeken en later opnieuw naar binnen gaan. Dat zijn verschillende scanmomenten van één deelnemer. Voor je totale opkomst wil je unieke deelnemers tellen, niet alle scans optellen.

Stem daarom af welk getal je met directie of collega’s deelt: aangemeld, ingecheckt of op dat moment aanwezig. Gaat het om maximale zaalbezetting, dan zijn daarnaast passende registratie van in- en uitstroom en duidelijke toelatingsafspraken nodig.

Zorg dat het team hetzelfde beeld gebruikt

De Scan App werkt online. Test daarom vóór de ontvangst de verbinding, een volledige check-in en de weergave in het organisatieoverzicht. Neem ook een vergeten e-ticket of een vervanger mee. Zo controleer je of uitzonderingen goed worden verwerkt.

Voor mobiel inzicht biedt Activo bij de balieoplossing de Live App. We bespreken welke toegang en schermen bij jouw opzet passen. De Live App voor de organisatie heeft een andere functie dan de Event App met programma en e-ticket voor deelnemers.

Geef medewerkers toegang tot de informatie die zij voor hun taak nodig hebben. Voor een algemene update zijn aantallen vaak voldoende. Stem ook af wie aanspreekpunt is bij vragen en welke ondersteuning op locatie Activo verzorgt.

Gebruik de opkomst voor relevante opvolging

Na afloop helpen de check-inregistraties je om de opkomst per doelgroep te evalueren. Stem vooraf af welke gegevens je nodig hebt voor de rapportage en hoe je die ontvangt. Leg het aantal aanmeldingen, het meetmoment en de telwijze vast, zodat collega’s dezelfde cijfers gebruiken.

De opvolging kan vervolgens aansluiten op het bezoek. Een aanwezige relatie kun je bedanken met de besproken informatie. Iemand zonder geregistreerde check-in kun je, na controle, een terugblik aanbieden. Een niet-geregistreerde aankomst is immers niet altijd bewijs dat iemand wegbleef.

Aanwezigheid alleen zegt nog niets over tevredenheid, koopintentie of commerciële opbrengst. Combineer de opkomst met evaluaties en vastgelegde gesprekken. Wil je weten welke uitnodiging of campagne bijdroeg aan bezoek, spreek dan vooraf af hoe je de herkomst vastlegt en beoordeelt. Dat volgt niet automatisch uit een scan.

Veelgestelde vragen over realtime bezoekersaantallen