Ondersteuning op locatie tijdens je event

De deuren gaan bijna open. Een spreker blijkt te zijn vervangen, een gast heeft geen e-ticket en de opdrachtgever wil weten hoeveel deelnemers al zijn aangekomen. Als projectleider van een eventbureau wil je dat zulke vragen worden opgepakt, terwijl jij het programma en de opdrachtgever blijft begeleiden.

Ondersteuning op locatie helpt je om dat te organiseren. Een projectmanager van Activo ondersteunt het ontvangstteam bij de check-in, badge-uitgifte en wijzigingen in de registratie. Welke taken we overnemen en wanneer we aanwezig zijn, spreken we vooraf met je af.

Wanneer ondersteuning op locatie waarde toevoegt

De behoefte aan ondersteuning hangt af van wat er tijdens de ontvangst moet gebeuren. Denk aan een korte, drukke inloop, meerdere doelgroepen met verschillende toegangsrechten of badges die ter plekke worden geprint. Ook de ervaring van je ontvangstteam telt mee.

Een ervaren eigen team kan de check-in vaak zelf verzorgen, met instructie en afgesproken ondersteuning. Bij een complexere ontvangst kan een projectmanager op locatie vragen direct beoordelen, medewerkers begeleiden en aanpassingen coördineren.

Vraag je bij de voorbereiding af: wie kan een probleem bij de registratie oplossen als jij op dat moment bij de opdrachtgever of in de zaal nodig bent? Als die rol nog niet is belegd, is het verstandig de ondersteuning verder uit te werken.

Leg vooraf vast wie waarvoor verantwoordelijk is

Goede ondersteuning begint met een duidelijke taakverdeling. Jij houdt als eventbureau de regie over het evenement en de afspraken met de opdrachtgever. De projectmanager van Activo richt zich op het afgesproken deel van de registratie en ontvangst.

Bespreek vooraf in ieder geval:

• De inzet op locatie: wie is aanwezig, vanaf welk moment en tot wanneer?
• De taken aan de balie: wie scant, wie reikt badges uit en wie behandelt uitzonderingen?
• De beslisruimte: wie mag een vervanger toelaten, een registratie toevoegen of toegangsrechten wijzigen?
• De apparatuur en verbinding: wie verzorgt de telefoons, eventuele badgeprinters, stroom en internet?
• Het aanspreekpunt: wie neemt namens de organisatie een besluit als een vraag buiten de gemaakte afspraken valt?

Zo weet het team welke vragen het zelf kan afhandelen en wanneer overleg nodig is. Meer over de verdeling tussen eventbureau en technische partner lees je in QR-toegangscontrole uitbesteden als eventbureau.

Controleer het volledige proces voordat de deuren opengaan

Plan vóór de ontvangst tijd in voor een controle op de daadwerkelijke locatie. Werkt de internetverbinding bij de scanpunten? Hebben de medewerkers de juiste toegang? Verschijnt na het scannen de verwachte deelnemer met de juiste toegangsrechten?

Neem de badge-uitgifte mee in die controle. Bij vooraf geprinte badges moet het team ze snel kunnen vinden. Bij printen op locatie test je ook de printopdracht, de gegevens op de badge en het overhandigen ervan.

Loop vervolgens met het ontvangstteam een paar situaties door: een gewone check-in, een vergeten ticket en een registratie die vragen oproept. Spreek ook af wie wordt ingeschakeld bij een storing en welke terugvaloptie voor jouw event beschikbaar is. Daarmee krijgt iedereen een bruikbare werkwijze voor de momenten waarop het druk wordt.

Handel wijzigingen af zonder de hele rij op te houden

Niet iedere vraag hoeft bij de reguliere scanpunten te worden opgelost. Een aparte serviceplek geeft medewerkers ruimte om gegevens te controleren, terwijl de overige gasten verder kunnen.

Stel dat er een vervanger voor een aangemelde spreker verschijnt. Het ontvangstteam verwijst diegene naar de afgesproken medewerker. Die controleert of de vervanging is toegestaan en past de registratie aan binnen de gemaakte afspraken. Als badgeprinten op locatie is ingericht, kan vervolgens een nieuwe badge worden geprint.

Hetzelfde principe geldt voor een ontbrekend e-ticket of een last-minute aanmelding: eerst controleren wat er nodig en toegestaan is, daarna de registratie en badge afhandelen. De projectmanager van Activo kan hierbij ondersteunen en overlegt met jouw aanspreekpunt als een besluit van de organisatie nodig is.

Bekijk ook de mogelijkheden voor e-tickets, badges en keycords.

Stuur tijdens de inloop bij op wat je ziet

Een groeiende rij kan verschillende oorzaken hebben. Misschien komen veel gasten tegelijk aan, kost het zoeken naar badges te veel tijd of blijven vragen bij de scanpunten hangen. Ondersteuning op locatie helpt om te zien waar de vertraging ontstaat en daar gericht op te reageren.

Een extra scanpunt kan helpen, mits een geschikt toestel, toegang tot het systeem, een werkende verbinding en een medewerker beschikbaar zijn. Komt er een tweede ingang bij, stem dan ook de routing, badge-uitgifte en toegangscontrole af.

Geef je opdrachtgever een bruikbaar overzicht

Tijdens de ontvangst wil je kunnen terugkoppelen hoeveel deelnemers zijn ingecheckt en wie nog wordt verwacht. Bij de online registratie van Activo zijn de verwerkte scans live te volgen. Dat helpt je om de voortgang met je opdrachtgever en het eventteam te bespreken.

Maak daarbij duidelijk wat het overzicht vertelt. Je ziet welke deelnemers bij de ingang zijn ingecheckt. Wil je weten hoeveel mensen op een bepaald moment nog binnen zijn, dan moeten ook vertrek en eventuele terugkeer consequent worden geregistreerd. Die werkwijze spreek je vooraf af.

Na afloop gebruik je het check-inoverzicht voor de evaluatie. Bespreek ook waar vragen of vertragingen ontstonden, zodat je de ontvangst bij een volgende editie gericht kunt verbeteren.

Veelgestelde vragen over ondersteuning op locatie