QR-toegangscontrole uitbesteden als eventbureau: hoe het werkt

hostess scant qr-code

Toegangscontrole met QR-code is het proces waarbij een deelnemer bij de ingang de unieke code op zijn e-ticket laat scannen, waarna zijn naam direct verschijnt en hij zijn badge en keycord ontvangt.

Je opdrachtgever ziet één event. Jij ziet er twaalf per jaar, elk met andere eisen, andere doelgroepen en een andere locatie. Wat je nodig hebt is een technische partij die meebeweegt en op de dag zelf gewoon staat. Activo werkt sinds 1997 op die manier met eventbureaus, snel en flexibel tegen concurrerende tarieven.

Wat je uitbesteedt en wat je zelf houdt

Jij houdt de regie over het concept en de opdrachtgever. Activo verzorgt de registratie, de e-tickets, de scanning en de badge-uitgifte op locatie. Dat kan per event verschillen: soms alleen de toegangscontrole, soms het volledige traject van uitnodiging tot badge. Zie toegangscontrole op eventlocatie voor de scope.

Wil je zelf meer in handen houden, dan is er Activo NEXT: het self-service eventplatform waarmee je registratie, communicatie en deelnemersbeheer zelf beheert, met ondersteuning vanuit Activo wanneer je die nodig hebt.

Waarom de dag zelf het echte criterium is

Een offerte zegt weinig over wat er gebeurt als er om 08:45 tweehonderd mensen tegelijk binnenlopen. Scannen kost enkele seconden per deelnemer, er is geen speciale hardware nodig en bij drukte zet je een extra scanpunt bij. Bij de Automotive Expo en Exact Live verzorgde Activo de toegangscontrole op die schaal.

Activo is aanwezig op locatie. Moet er iets aangepast worden, dan staat er iemand die dat direct doet in plaats van een supportnummer dat je moet bellen. Met meer dan 5000 ondersteunde events is dat inmiddels routine.

Wisselende eisen per opdrachtgever

De ene opdrachtgever wil badges in eigen huisstijl, de andere wil verschillende toegangsrechten per doelgroep, de derde organiseert een beurs met standhouders. Dat laatste vraagt om beursregistratie en een leadscanner waarmee standhouders zelf leads scannen.

Voor de badge-uitvoering en het keycord bepaal je per event wat past; zie e-tickets, badges en keycords. Zo kun je scherp offreren zonder in te leveren op wat je oplevert.

Live inzicht dat je kunt doorgeven

Elke scan wordt direct geregistreerd. Tijdens het event volg je live hoeveel deelnemers binnen zijn; na afloop lever je je opdrachtgever een overzicht van wie daadwerkelijk aanwezig is geweest. Dat is precies het soort terugkoppeling waar een opdrachtgever om vraagt en dat je met een handmatige lijst niet hebt.

Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR, passend bij de privacy- en security-eisen van zakelijke opdrachtgevers zoals ASML, KPN en de Rechtspraak.

Veelgestelde vragen over toegangscontrole voor eventbureaus

Kan Activo alleen de toegangscontrole doen, zonder de rest?

Ja. Je kunt per event bepalen wat je uitbesteedt: alleen de scanning en badge-uitgifte op locatie, of het complete traject van uitnodiging tot badge.

Werkt het ook als de opdrachtgever eigen huisstijleisen heeft?

Ja. De eventwebsite, het e-ticket en de badges worden opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever, gecombineerd met het thema van het event.

Wat gebeurt er bij een piek in de instroom?

Omdat er met mobiele telefoons wordt gescand, kun je extra scanpunten inzetten die op dezelfde deelnemerslijst werken. Activo regelt de opstelling en de bemensing op locatie.

Kun je verschillende toegangsrechten per doelgroep instellen?

Ja. Sprekers, standhouders, genodigden en medewerkers krijgen elk hun eigen e-ticket en badge. Bij het scannen zie je direct om welke groep het gaat.

Is er een optie waarbij je zelf het beheer doet?

Ja. Activo NEXT is het self-service eventplatform waarmee je registratie, communicatie en deelnemersbeheer zelf beheert, met ondersteuning vanuit Activo wanneer nodig.

Wat lever je na afloop op aan de opdrachtgever?

Een overzicht van wie daadwerkelijk aanwezig is geweest, opgebouwd uit de scans bij de ingang. Er hoeft niets handmatig geteld te worden.

Werk je aan een eventkalender waarbij registratie en toegangscontrole terugkerend geregeld moeten zijn? Vraag een adviesgesprek aan, dan kijken we praktisch met je mee.
Plan een kort adviesgesprek