Exposanten beheren op een congres of beurs

Exposantenbeheer is het proces waarbij standhouders van een congres of beurs hun bedrijfsgegevens, standinformatie en aanwezige medewerkers aanleveren, zodat de organisatie die informatie kan gebruiken voor het programma, de badges en de toegangscontrole.

Bij een congres met een informatiemarkt of een beurs met standhouders loopt er een tweede registratieproces naast dat van de deelnemers. Exposanten leveren logo's aan, geven door wie er op de stand staat en willen weten hoe laat ze kunnen opbouwen. Als dat via de mail gaat, ben je twee weken voor het event nog aan het verzamelen.

Exposanten leveren hun eigen gegevens aan

Het scheelt aanzienlijk als standhouders hun informatie zelf invullen in plaats van dat jij het uit mailwisselingen haalt. Bedrijfsnaam, omschrijving, logo, standnummer en contactpersoon komen dan in één keer goed binnen, in het formaat dat je nodig hebt.

Die gegevens gebruik je op meerdere plekken: in het programma, op de plattegrond en in de Event App waar deelnemers de standhouders terugvinden. Eén keer aangeleverd, meerdere keren gebruikt.

Medewerkers op de stand hebben ook een badge nodig

Elke exposant stuurt medewerkers, en die moeten net als deelnemers naar binnen. Door de standmedewerkers als eigen doelgroep te registreren, krijgen zij een badge die zichtbaar afwijkt van die van deelnemers.

• Een eigen badgekleur of aanduiding voor standmedewerkers
• Toegang op de opbouwdag of buiten de reguliere tijden
• Een eigen aantal badges per exposant, afhankelijk van de standgrootte
• Wisselingen op de stand tussen dagdelen of dagen

Hoe je toegangsrechten per doelgroep regelt, staat uitgewerkt in het artikel over toegangscontrole bij meerdere doelgroepen. Voor exposanten geldt dezelfde logica als voor sprekers en pers.

Wat exposanten terugkrijgen

Een standhouder betaalt voor bereik en contacten. Wat je hem teruggeeft, bepaalt of hij volgend jaar terugkomt. De leadscanner app geeft exposanten de mogelijkheid om bezoekerscontacten direct te registreren, zodat zij na afloop een concreet bestand hebben in plaats van een stapel kaartjes.

Voor jou als organisator is dat een argument bij de verkoop van standruimte. Voor de exposant is het het verschil tussen aanwezig zijn en resultaat boeken.

Alles op de eventdag bij elkaar

Op de dag zelf komen deelnemers, sprekers en standmedewerkers via dezelfde ingang binnen, elk met hun eigen e-ticket en hun eigen badge. Een projectmanager van Activo is aanwezig op locatie om die ontvangst te begeleiden. Registratie, standhouders, Event App en leadscanner komen samen in de beurs registratie oplossingen.

Activo werkt sinds 1997 voor zakelijke events en congressen en regelt het complete traject van uitnodiging tot badge, inclusief ondersteuning op locatie.

Veelgestelde vragen over exposantenbeheer