Toegangscontrole bij meerdere doelgroepen op één event

hostes overhandigd keycord en badge

Toegangscontrole per doelgroep is het regelen van verschillende toegangsrechten binnen één event, waarbij elke deelnemersgroep een eigen e-ticket en badge krijgt en bij het scannen direct zichtbaar is tot welke groep iemand behoort.

Op je event komen niet alleen genodigden binnen. Er zijn sprekers die eerder arriveren, medewerkers die de hele dag aanwezig zijn, pers met eigen afspraken en soms een besloten programmaonderdeel. Zonder onderscheid bij de ingang wordt dat rommelig. Activo regelt dit sinds 1997 voor events met meerdere doelgroepen en parallelle sessies.

Waarom onderscheid bij de ingang begint

Elke doelgroep krijgt zijn eigen e-ticket met unieke QR-code. Bij het scannen verschijnt de naam én de groep direct op het scherm, zodat de hostess weet welke badge overhandigd moet worden. Dat gaat via de toegangscontrole op eventlocatie en kost enkele seconden per persoon.

Het onderscheid maak je niet op de dag zelf maar bij de registratie. In het aanmeldproces bepaal je per doelgroep welke vragen worden gesteld, welke programmaonderdelen zichtbaar zijn en welk type toegang erbij hoort.

De badge als zichtbare structuur

Een badge is niet alleen een naamkaartje. Kleur, uitvoering en het keycord maken op locatie direct duidelijk wie waar hoort: welke bezoeker toegang heeft tot de besloten sessie, wie tot de sprekerslounge, wie er bij de organisatie hoort. Zie e-tickets, badges en keycords voor de mogelijkheden.

voorbeeld badge

Dat scheelt vragen aan de deur en het scheelt jou het gevoel dat je overal zelf bij moet staan. Voor organisaties als Rijkswaterstaat, ASML en de Rechtspraak verzorgt Activo dit soort trajecten.

voorbeeld keycord

Registratie die per doelgroep meebeweegt

In het evenement registratiesysteem regel je aan- en afmeldingen, doelgroepvragen, dieetwensen en de export. Verandert de lijst tot de dag ervoor, dan verwerk je dat zonder dat het onderscheid tussen groepen verloren gaat.

Ook de communicatie volgt de doelgroep. Sprekers krijgen andere praktische informatie dan genodigden, en de final-call mailing met het e-ticket sluit daarop aan. Zo krijgt iedereen alleen wat voor hem relevant is.

Live overzicht per groep

Elke scan wordt geregistreerd, dus je ziet tijdens de ontvangst niet alleen hoeveel mensen binnen zijn maar ook welke groepen nog onderweg zijn. Zet je een Event App met e-ticket in, dan vinden deelnemers hun eigen programma en praktische informatie op één plek. Deelnemersgegevens worden verwerkt met aandacht voor AVG/GDPR.

Veelgestelde vragen over toegangscontrole per doelgroep

Kun je binnen één event verschillende toegangsrechten instellen?

Ja. Sprekers, genodigden, pers, medewerkers en standhouders krijgen elk hun eigen e-ticket en badge. Bij het scannen verschijnt direct om welke groep het gaat.

Waar leg je het onderscheid tussen doelgroepen vast?

Bij de registratie. In het aanmeldproces bepaal je per doelgroep welke vragen worden gesteld, welke programmaonderdelen zichtbaar zijn en welk type toegang erbij hoort.

Hoe zie je op locatie tot welke groep iemand behoort?

Aan de badge. Kleur, uitvoering en keycord kunnen per doelgroep verschillen, zodat het op de eventdag direct zichtbaar is.

Kun je een besloten programmaonderdeel afschermen?

Ja. Door toegangsrechten aan de doelgroep te koppelen is bij het scannen direct duidelijk wie toegang heeft tot welk onderdeel.

Krijgen verschillende doelgroepen ook andere mailings?

Ja. Uitnodigingen, bevestigingen en de final-call mailing met het e-ticket kunnen per doelgroep worden afgestemd op wat voor die groep relevant is.

Blijft het onderscheid bestaan bij last-minute wijzigingen?

Ja. Aan- en afmeldingen worden in het registratiesysteem verwerkt met behoud van de doelgroepindeling, tot vlak voor het event.

Organiseer je een event met meerdere doelgroepen? Vraag een adviesgesprek aan, dan kijken we praktisch met je mee naar registratie, toegangsrechten en de ontvangst.
Plan een kort adviesgesprek