Het e-ticket als eerste merkmoment van je event
Een e-ticket voor een zakelijk event is een persoonlijk digitaal toegangsbewijs met een unieke QR-code, dat volledig in de huisstijl van de organisatie kan worden opgemaakt en het eerste tastbare merkcontact vormt vóór de ontvangst op locatie.
Je hebt maanden aan de merkbeleving van je event gewerkt: het thema, de eventwebsite, de uitnodiging. En dan opent je gast een bevestigingsmail met een generiek toegangsbewijs dat nergens op lijkt. Precies daar valt het merk stil. Het e-ticket is een touchpoint, geen technische bijlage. Activo maakt dat onderdeel van je uitstraling, en doet dat sinds 1997.
Waarom het e-ticket een merkmoment is
Tussen de aanmelding en de eventdag zitten vaak weken. In die periode is het e-ticket het enige dat je gast van je event in handen heeft. Hij opent het, zet het in zijn wallet, laat het aan een collega zien. Dat is bereik dat je niet ongebruikt wilt laten.
Bij Activo wordt het volledige uitnodigingstraject opgemaakt in de huisstijl van de opdrachtgever, gecombineerd met het thema van het event. Dat geldt voor de eventwebsite, de mailings en het e-ticket zelf. In de case van World of Incentro liepen registratie, e-ticket en badge-uitgifte op die manier in één lijn door.
Van e-ticket naar badge: het touchpoint dat blijft
De QR-code op het e-ticket wordt bij de ingang gescand en de deelnemer krijgt direct zijn badge en keycord. Die badge draagt hij de hele dag. Naamweergave, logo, kleur en de opmaak van het keycord bepaal je vooraf, zodat het geheel klopt met je merk. Zie e-tickets, badges en keycords.
Werk je met verschillende doelgroepen, dan is de badge ook je zichtbare structuur: sprekers, pers, genodigden en standhouders zijn direct herkenbaar. Voor jou is dat regie op de beleving, voor je gast simpelweg duidelijkheid.
Een ontvangst zonder wachtrij is onderdeel van je merk
De eerste twee minuten bepalen de toon. Scannen kost enkele seconden per persoon, dus je gasten schuiven door in plaats van te wachten. Activo is aanwezig op locatie en verzorgt de check-in en badge-uitgifte, waardoor jouw team zich op het merk en de gasten kan richten in plaats van op de balie. Meer hierover op de pagina over toegangscontrole op eventlocatie.
Voor organisaties als ASML, KPN en Triodos Bank verzorgt Activo dit traject van uitnodiging tot badge. Meer dan 5000 ondersteunde events leverden een simpele les op: de ontvangst is geen logistiek randverschijnsel maar het moment waarop je merk landt.
Realtime inzicht tijdens je activatie
Omdat elke scan wordt geregistreerd, zie je tijdens het event live hoeveel gasten binnen zijn en welke doelgroepen nog onderweg zijn. Zet je daarnaast een Event App met e-ticket in, dan vinden gasten programma, praktische informatie en hun e-ticket op één plek, in de vormgeving van je event.
