Congresregistratie voor leden en niet-leden in één traject

Leden én vakgenoten van buiten je vereniging kunnen via hetzelfde formulier deelnemen aan je congres. Met een passende inrichting krijgt iedere deelnemer de juiste tarieven, programmaopties en informatie. Voor de congrescommissie blijven de aanmeldingen in één overzicht bij elkaar.

Dat maakt het eenvoudiger om de bezetting te volgen, vragen te beantwoorden en wijzigingen te verwerken. Activo helpt je de afspraken van je vereniging te vertalen naar een logisch registratietraject, van uitnodiging tot ontvangst op de congresdag.

Begin bij wat voor beide groepen verschilt

Bij congresregistratie voor leden en niet-leden is de basis vaak gelijk: contactgegevens, congresdagen en de keuze voor sessies. Alleen waar deelnamevoorwaarden verschillen, is een andere afhandeling nodig. Denk aan een ledentarief, toegang tot een ledenvergadering of aanvullende factuurgegevens.

Stel dat je jaarcongres bestaat uit een gezamenlijk kennisprogramma en een ledenvergadering. Beide groepen melden zich aan voor het congres. Leden kunnen daarnaast de vergadering kiezen en krijgen het bijbehorende tarief te zien. De bevestiging bevat voor iedereen de eigen keuzes; de praktische congresinformatie kan grotendeels gelijk blijven.

We nemen deze verschillen vooraf met je door. Zo wordt het formulier niet uitgebreider dan nodig en ziet de deelnemer welke voorwaarden op zijn inschrijving van toepassing zijn.

Spreek af hoe het lidmaatschap wordt vastgesteld

Bij een persoonlijke uitnodiging kan de doelgroep vooraf aan de genodigde worden gekoppeld. Beschikbare gegevens kunnen alvast zijn ingevuld. Voor een openbare aanmelding kun je vragen of iemand lid is en, waar nodig, een lidnummer laten invullen.

Een keuze voor ‘lid’ is nog geen controle van het lidmaatschap. Daarom stemmen we af welke gegevensbron leidend is, welke peildatum geldt en wie twijfelgevallen beoordeelt. Wil je een vergelijking met een aangeleverde ledenlijst of een koppeling met je ledenadministratie? Dan bespreken we vooraf wat daarvoor nodig en mogelijk is.

Ook de uitzonderingen krijgen een duidelijke route. Een nieuw lid staat misschien nog niet in het bestand en een bestaand lid kan een ander e-mailadres gebruiken. Laat zulke deelnemers hun gegevens controleren of contact opnemen met het secretariaat. Een ontbrekende match hoeft niet direct tot het niet-ledentarief te leiden.

Laat het juiste tarief aansluiten op de betaling

De deelnemer moet vóór de betaling kunnen zien welk tarief geldt en wat daarbij inbegrepen is. Bij meerdere congresdagen, een diner of andere betaalde onderdelen is ook het totaalbedrag duidelijk. Met de online betaalmodule kunnen deelnemers tijdens de registratie betalen en wordt de betaling gekoppeld aan hun inschrijving.

Voor je commissie is vooral de samenhang belangrijk: welke doelgroep is vastgelegd, welk bedrag hoort daarbij en is de betaling afgerond? We stemmen ook af wanneer de bevestiging, factuur en het e-ticket worden verstuurd. Zo sluit de communicatie aan op de status van de registratie.

Blijkt na betaling dat iemand toch voor het ledentarief in aanmerking komt? Verwerk dat dan in de bestaande inschrijving. Controleer daarbij het prijsverschil, een eventuele terugbetaling of factuurcorrectie en de gevolgen voor programma en bevestiging. Alleen het groepslabel aanpassen rondt die afhandeling niet af.

Verbind sessiekeuze met capaciteit en toegang

Een gezamenlijke workshop heeft één beschikbare zaalcapaciteit, ook als leden en niet-leden een ander tarief betalen. De inrichting moet die gezamenlijke bezetting bewaken. Wil je plaatsen voor leden reserveren, dan leggen we ook die verdeling en het moment van vrijgeven vooraf vast.

Voor een besloten ledenvergadering stem je af wie zich mag aanmelden en hoe de toegang op locatie wordt gecontroleerd. Een verborgen keuze in het formulier is daarvoor op zichzelf niet voldoende. De registratie, toegangsrechten en werkwijze van het ontvangstteam moeten bij elkaar passen.

Gegevens voor accreditatie vraag je uit bij de deelnemers voor wie ze relevant zijn. Of iemand lid is, bepaalt niet op zichzelf welke gegevens of presentie nodig zijn. Volg de voorwaarden van de betreffende accreditatieorganisatie; alleen de check-in bij het congres kan onvoldoende zijn als aanwezigheid per sessie of tijdsduur moet worden aangetoond.

Geef de commissie een bruikbaar deelnemersoverzicht

Met één centrale administratie kun je werken met gerichte selecties: bevestigde deelnemers per groep, openstaande betalingen, nog te controleren lidmaatschappen en aanmeldingen per sessie. Zo ziet de penningmeester andere relevante informatie dan de programmacoördinator.

Spreek daarbij af wie welke gegevens nodig heeft. Voor het ontvangstteam zijn toegang en badgegegevens relevant; de volledige ledenadministratie hoeft daar niet beschikbaar te zijn. We nemen ook het gebruik en de bewaring van aangeleverde gegevens mee in de inrichting.

Test het traject zoals je deelnemers het gebruiken

Voor de opening lopen we de belangrijkste routes met je door, ook op mobiel: een lid via de uitnodiging, een niet-lid via de openbare pagina en een deelnemer van wie het lidmaatschap nog moet worden gecontroleerd. Vervolgens bekijken we betaling, bevestiging en de gegevens waarmee je team verder werkt.

Een wijziging hoort bij die test. Controleer bijvoorbeeld of een aangepast lidmaatschap leidt tot de juiste vervolgstappen, zonder dat iemand opnieuw hoeft in te schrijven. Eén formulier voorkomt namelijk niet vanzelf dubbele registraties via verschillende e-mailadressen.

Een centrale congresomgeving in de praktijk

Voor de NVGE Digestive Disease Days bracht Activo deelnemersregistratie, abstracts, programma en communicatie samen in één congresomgeving. Verschillende doelgroepen konden zich via de congreswebsite aanmelden. Die samenhang is ook voor verenigingscongressen waardevol: de commissie werkt vanuit dezelfde basis, terwijl deelnemers informatie krijgen die bij hun deelname past.

Organiseer je een medisch of wetenschappelijk congres? Bekijk dan ook ons Medisch Congres Platform.

Veelgestelde vragen