Portfolio
Royal Anthos: Eventregistratie en tijdslotbeheer voor 12.500 bezoekers
Voor Tulip Day Washington organiseerde Royal Anthos een grootschalig publieksevenement waarbij circa 12.500 bezoekers gratis een bos tulpen konden plukken op Union Square in Washington D.C. Om de bezoekersstroom veilig en gecontroleerd te laten verlopen, was een betrouwbaar eventregistratiesysteem met tijdslotregistratie en digitale toegangscontrole essentieel.
Royal Anthos koos voor Activo vanwege onze ervaring met evenementen waarbij grote aantallen bezoekers efficiënt moeten worden geregistreerd, verdeeld en toegelaten. Het doel was een gebruiksvriendelijke registratieomgeving waarmee bezoekers eenvoudig tickets konden reserveren, terwijl de organisatie realtime controle hield over capaciteit, communicatie en bezoekersaantallen.
Onze aanpak: een eventregistratiesysteem met tijdslotregistratie
Voor Tulip Day ontwikkelden we een volledig responsive eventregistratiewebsite in de huisstijl van het evenement. Via de online registratie konden bezoekers zich kosteloos aanmelden en direct één van de tien beschikbare tijdsloten selecteren. Per tijdslot gold een maximale capaciteit van 1.250 bezoekers, waardoor de bezoekersstroom gedurende de dag optimaal werd gespreid.
Na registratie ontvingen bezoekers automatisch een gepersonaliseerd e-ticket met QR-code. Daarnaast werd vlak voor het evenement een herinneringsmail met het e-ticket opnieuw verzonden om het aantal no-shows te beperken. Via het gebruiksvriendelijke CMS beschikte Royal Anthos continu over inzicht in alle registraties, konden gegevens eenvoudig worden aangepast en waren exporten direct beschikbaar voor de organisatie.
Snelle toegangscontrole met QR-code en live inzicht
Op de dag van het evenement stond snelheid en betrouwbaarheid centraal. Met de Activo E-ticket Scan App werden QR-codes direct vanaf een smartphone of geprint ticket gescand. Het systeem controleerde automatisch of bezoekers binnen het juiste tijdslot arriveerden en gaf de organisatie realtime inzicht in het aantal aanwezigen.
Ook bezoekers zonder e-ticket konden eenvoudig ter plaatse worden opgezocht of alsnog geregistreerd. Dankzij de live rapportages wist de organisatie op ieder moment hoeveel bezoekers aanwezig waren en kon de capaciteit per tijdslot nauwkeurig worden bewaakt.
Een schaalbare oplossing voor een internationaal publieksevenement
Met het registratiesysteem van Activo beschikte Royal Anthos over een complete digitale oplossing voor registratie, ticketverzending en toegangscontrole. De combinatie van automatische e-ticketing, capaciteitsbeheer per tijdslot en realtime bezoekersinformatie zorgde voor een gecontroleerde bezoekersstroom tijdens een evenement met duizenden deelnemers.
Deze aanpak laat zien hoe een professioneel registratiesysteem voor evenementen organisaties helpt om ook grootschalige publieksactiviteiten efficiënt, veilig en gebruiksvriendelijk te organiseren. Door registratie, communicatie en toegangscontrole in één platform samen te brengen, houdt de organisatie volledige grip op iedere fase van het evenement.
