Portfolio
Standhouderregistratie, ticketing en toegangscontrole voor de Terdege Zomerfair
De Terdege Zomerfair is een jaarlijks publieksevenement van het christelijke tijdschrift Terdege, jaarlijks georganiseerd op Landgoed Groeneveld in Baarn. De fair trekt circa 20.000 bezoekers over vier dagen in juli en biedt meer dan 150 tenten en kramen, ruim honderd activiteiten en een breed foodaanbod.
De omvang en veelzijdigheid van het evenement stelden hoge eisen aan het platform: bezoekers en standhouders moesten via afzonderlijke processen worden beheerd, workshops vereisten een aparte inschrijfmodule met capaciteitsbeperking, en de toegangscontrole moest gedurende vier dagen operationeel zijn met realtime inzicht voor de eventmanager.
Geïntegreerd eventplatform voor standhouders, bezoekers en workshops
Voor de Terdege Zomerfair realiseerde Activo een volledige eventwebsite op terdegezomerfair.nl, bestaande uit een homepage, programmapagina, ticketpagina, activiteitenpagina, workshopoverzicht, plattegrond en informatiepagina, een exposantenoverzicht en een dedicated standhouderinschrijvingsmodule. Via de standhoudermodule konden exposanten zichzelf aanmelden en hun standbezetting en standpersoneel zelfstandig beheren.
De betaalmodule ondersteunde een breed scala aan betaalmethoden, waaronder iDEAL, Bancontact, Mastercard, Visa, American Express en bankoverschrijving met betaling achteraf. Via het CMS kon de organisatie eenvoudig kortingsbedragen toekennen aan standhouders en kortingscodes genereren voor abonnementhouders van het magazine.
App voor workshops en parkeren, plus balieregistratie gedurende vier festivaldagen Scan
Voor de workshops en het parkeerbeheer maakte Activo gebruik van de Activo Scan App. Via de live app had de eventmanager realtime inzicht in het aantal aanwezige personen per sessie, en de data was direct exporteerbaar als overzichtelijk Excel-bestand. Per sessie kon de capaciteit worden ingesteld, zodat workshops niet overboekt raakten.
Gedurende vier festivaldagen van 10:00 tot 20:00 uur, en op de laatste dag van 10:00 tot 16:00 uur, verzorgde Activo het balieregistratiesysteem voor het inscannen van e-tickets. Een projectmanager van Activo was aanwezig voor de op- en afbouw van het toegangssysteem en de ondersteuning van hostesses. Als back-up bij uitval van wifi was een mobiele internetrouter beschikbaar. Drie mobiele pinautomaten accepteerden alle gangbare betaalmethoden, inclusief Google Pay en Apple Pay.
Meer dan 3.600 workshopinschrijvingen en een 8,6 van de exposanten
Bij de laatste editie werden meer dan 3.600 workshops geboekt via het platform, wat de schaalbaarheid van het registratiesysteem in de praktijk aantoont. De capaciteitsbeperking per workshop zorgde voor gecontroleerde instroom en voorkwam overvolle sessies. De exposanten gaven de organisatie een 8,6. Meer dan 80 procent gaf aan haar doelstelling te hebben behaald, en meer dan 90 procent was tevreden met de terreinindeling en de positie van de eigen stand. De standhoudermodule maakte het voor exposanten eenvoudig om hun deelname en personeel zelfstandig te beheren, wat de administratieve belasting bij de organisatie aanzienlijk verminderde.
