Een uitnodiging volledig in huisstijl: het eerste merkmoment van je event

Een uitnodiging in huisstijl is een persoonlijke eventmailing die qua vormgeving, kleurgebruik en toon aansluit op het merk van de organisatie, zodat de genodigde het event vanaf het eerste contactmoment als onderdeel van dat merk herkent.

Aan het event zelf is maandenlang gewerkt: het decor klopt, de sprekers kloppen, de bewegwijzering klopt. En dan valt er een uitnodiging in de mailbox die eruitziet als een standaardsjabloon. Dat is zonde, want die mail is het eerste dat je genodigde van het event ziet. Activo maakt de uitnodiging op in de huisstijl van de organisatie, gecombineerd met het thema van het event.

Merkbeleving begint weken voor de eventdag

Voor een brand activation manager is het event geen losstaande dag maar een reeks touchpoints. De uitnodiging is daarvan het eerste. Dan volgen de eventwebsite, de bevestiging, het e-ticket, de badge en de ontvangst bij de deur. Als die keten er als één geheel uitziet, versterkt elk moment het vorige.

Breekt er ergens iets, dan valt dat op. Een strakke uitnodiging gevolgd door een generiek aanmeldformulier voelt als twee losse projecten. Daarom hangt de uitnodiging bij Activo direct aan de eventwebsite en het evenement registratiesysteem in dezelfde vormgeving.

Wat je in de vormgeving vastlegt

Huisstijl in een eventmailing gaat verder dan het logo bovenaan. Het zit in de dingen die de genodigde niet bewust registreert maar wel voelt.

• Kleurgebruik en typografie, consistent van mail tot eventwebsite
• Beeldtaal die aansluit op het thema van het event
• Toon van de tekst: hoe je merk normaal met deze doelgroep praat
• De vormgeving van het e-ticket en de badge die er later uitrollen

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Het e-ticket is een merkmoment dat je genodigde bewaart en op de eventdag tevoorschijn haalt. Ook dat ticket krijgt de vormgeving van het event mee.

Verschillende doelgroepen, hetzelfde merk

Bij een relatie-event of klantdag nodig je zelden één groep uit. Klanten, prospects, partners en collega's krijgen elk een andere boodschap, terwijl de vormgeving hetzelfde blijft. Zo blijft het merk consistent zonder dat iedereen dezelfde mail leest.

Per groep bepaal je de tekst, de aanhef en wat er in het aanmeldformulier gevraagd wordt. De aanmeldingen komen samen in één overzicht, zodat je tijdens het traject ziet hoe elke doelgroep zich ontwikkelt.

Van uitnodiging naar ontvangst zonder breuk

Op de eventdag komt de keten samen bij de ingang. De genodigde laat het e-ticket zien, dat wordt gescand en hij krijgt zijn badge. Activo verzorgt die toegangscontrole op eventlocatie inclusief de uitgifte van badges en keycords in dezelfde stijl als de uitnodiging.

Voor marketing en communicatie betekent dat vooral rust. Het operationele werk rond registratie en ontvangst ligt bij Activo, zodat de aandacht naar het merk en het programma kan.

Veelgestelde vragen over een uitnodiging in huisstijl