No-shows terugdringen bij een congres: wat werkt en wat niet

Een no-show is een deelnemer die zich voor een congres heeft geregistreerd maar niet verschijnt, waardoor zaalcapaciteit, catering en waar van toepassing accreditatieplekken onbenut blijven.

Bij een congres wordt maanden vooruit gepland: zaalindeling, catering, sprekers en parallelle sessies. Als op de dag zelf een deel van de geregistreerde deelnemers niet verschijnt, raakt dat de hele planning. Voor de organiserende commissie is de vraag dus niet alleen hoeveel mensen zich registreren, maar hoeveel er daadwerkelijk komen.

No-shows ontstaan meestal ruim voor de congresdag

Een deelnemer die niet komt, had dat vaak al weken eerder kunnen aangeven. Hij deed het alleen niet, omdat afmelden lastiger was dan niets doen. Een afmeldknop in elke mailing verlaagt die drempel en levert je informatie op in plaats van een lege stoel.

Die afmeldingen komen direct terug in het deelnemersoverzicht. Omdat registratie, sessiekeuze en communicatie in hetzelfde medisch congres platform samenkomen, zie je meteen welke sessies daardoor weer ruimte krijgen.

Betaalde registratie verandert het gedrag

Bij een congres met betaalde registratie ligt het no-showpercentage doorgaans lager dan bij een gratis bijeenkomst. Wie heeft betaald, komt eerder opdagen of meldt zich netjes af. De online betaalmodule handelt die betaling af tijdens de registratie, inclusief de bevestiging en de factuur in pdf.

Dat betekent niet dat elk congres betaald moet zijn. Het betekent wel dat je bij een gratis congres extra moet sturen op bevestiging en herinnering, omdat de deelnemer niets verliest door weg te blijven.

Herinneringen die er op de dag toe doen

Voor een congres werken twee momenten het beste. Een herinnering aan wie zich nog niet heeft geregistreerd, en een laatste mailing naar alle geregistreerde deelnemers vlak voor de congresdag.

• Datum, tijd en locatie, met reisinformatie
• Het persoonlijke programma met de gekozen parallelle sessies
• Het e-ticket met QR-code voor de toegangscontrole
• Een duidelijke afmeldmogelijkheid voor wie toch niet kan

Dat persoonlijke programma is meer dan service. Een deelnemer die zijn eigen sessiekeuze terugziet, heeft een concretere reden om te komen. Hoe die keuze tot stand komt lees je in het artikel over sessiekeuze op een congres.

Wat je met de vrijgekomen plekken doet

Een afmelding is bruikbaar zolang je hem op tijd hebt. Zit een parallelle sessie vol met een wachtlijst erachter, dan kan de eerstvolgende op die lijst automatisch doorschuiven. Zo blijft de zaal gevuld en krijgt een deelnemer die eerder buiten de boot viel alsnog zijn plek.

Op de congresdag zelf zie je via de toegangscontrole live wie er binnen is. Dat geeft de commissie een reëel beeld van de aanwezigheid, in plaats van een schatting achteraf op basis van registraties.

Veelgestelde vragen over no-shows bij een congres