Facturatie rond eventregistratie: van aanmelding tot factuur in pdf

Facturatie rond eventregistratie is het proces waarbij de factuurgegevens van een deelnemer tijdens de aanmelding worden uitgevraagd en direct na betaling een factuur in pdf wordt verstuurd, zodat aanmelding en administratie in één traject samenvallen.

Zodra er deelnamekosten aan een event hangen, komt de financiële administratie erbij kijken. Deelnemers hebben een factuur nodig, inkoopafdelingen vragen om een referentienummer en jij wilt niet drie weken na het event nog openstaande posten uitzoeken. Door de facturatie in het aanmeldproces te leggen, is dat grotendeels opgelost voordat het event begint.

Factuurgegevens uitvragen tijdens de aanmelding

De praktische valkuil zit in de gegevens. Een deelnemer meldt zich aan met zijn eigen naam en mailadres, terwijl de factuur naar de afdeling of naar een crediteurenadres moet. Vraag die gegevens daarom apart uit in het aanmeldformulier.

• Naam van de organisatie en het factuuradres
• Een eventueel inkoopordernummer of kostenplaats
• Het mailadres waar de factuur naartoe moet
• De naam van de deelnemer zelf, voor badge en e-ticket

Houd het formulier wel kort. Elk extra veld kost aanmeldingen, dus vraag alleen wat je administratie werkelijk gebruikt. In het artikel over welke gegevens je uitvraagt bij eventregistratie staat hoe je die afweging maakt.

Direct een factuur bij de bevestiging

Na afronding van de betaling ontvangt de deelnemer een bevestiging met daarbij de factuur in pdf en het e-ticket met QR-code. Daarmee heeft hij alles in één mail: het bewijs voor zijn administratie en het ticket voor de ontvangst op locatie.

Dat scheelt vooral werk in de weken erna. De vraag 'kan ik nog een factuur krijgen' komt bij de meeste betaalde events vaker binnen dan verwacht, en die vraag verdwijnt grotendeels wanneer de factuur direct is meegestuurd.

Overzicht van wie heeft betaald

In het deelnemersoverzicht zie je per aanmelding of de betaling is afgerond. Dat overzicht is het uitgangspunt voor de afstemming met je financiële afdeling, zonder dat je registraties en bankmutaties handmatig naast elkaar hoeft te leggen. De online betaalmodule handelt de betaling af binnen hetzelfde registratietraject.

Voor terugkerende events levert dat een tweede voordeel op. Je ziet per editie hoe snel deelnemers afronden en waar in het proces mensen afhaken, wat je bij de volgende editie kunt gebruiken.

Zorgvuldig omgaan met de gegevens

Factuurgegevens zijn bedrijfsgegevens en persoonsgegevens tegelijk. Het platform van Activo is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR en sluit aan op de privacy- en security-eisen van zakelijke opdrachtgevers. Voor organisaties als ASML, KPN en Triodos Bank is dat een vast onderdeel van de beoordeling vooraf.

Veelgestelde vragen over facturatie bij eventregistratie