Een eventwebsite in huisstijl: waar je genodigde besluit om te komen

Een eventwebsite is een op maat gebouwde website voor een zakelijk event, opgemaakt in de huisstijl van de organisatie en het thema van het event, waarop genodigden het programma bekijken en zich direct aanmelden.

Tussen de uitnodiging en de aanmelding zit één pagina die het verschil maakt: de eventwebsite. Daar leest je genodigde wat het programma is, wie er spreken en waarom hij zijn agenda zou vrijmaken. Als die pagina eruitziet als een standaard aanmeldformulier, gaat een deel van de overtuigingskracht van je uitnodiging verloren.

De eventwebsite is een merkmoment, geen formulier

Voor een brand activation manager is de eventwebsite onderdeel van dezelfde reeks als de uitnodiging, het e-ticket en de ontvangst. Die reeks werkt alleen als hij visueel doorloopt. Kleur, typografie en beeldtaal komen uit de huisstijl van de organisatie, aangevuld met het thema van het event.

Activo bouwt de eventwebsite op maat en koppelt die aan het evenement registratiesysteem. Aanmelden gebeurt dus op dezelfde site, in dezelfde vormgeving, zonder dat de bezoeker naar een externe omgeving wordt gestuurd.

Wat er op de eventwebsite hoort te staan

Houd de pagina compact. Je genodigde besluit binnen een minuut of dit event zijn tijd waard is.

• De aanleiding en het thema van het event in enkele zinnen
• Het programma met tijden en sprekers
• Praktische informatie: locatie, bereikbaarheid en dresscode waar relevant
• Een duidelijke aanmeldknop, ook halverwege de pagina

Het aanmeldformulier zelf blijft zo kort mogelijk. Elk extra veld kost aanmeldingen; welke gegevens je echt nodig hebt lees je in het artikel over welke gegevens je uitvraagt bij eventregistratie.

Meerdere doelgroepen op dezelfde site

Bij een relatie-event of klantdag komen verschillende groepen op dezelfde eventwebsite terecht. Klanten, partners, medewerkers en sprekers zien dezelfde vormgeving, maar krijgen waar nodig een eigen programma of een eigen route door het aanmeldformulier.

Zo blijft het merk consistent zonder dat je vier losse sites bouwt. In het deelnemersoverzicht blijven de groepen wel gescheiden, wat de communicatie in de weken erna een stuk eenvoudiger maakt.

Van eventwebsite naar de ontvangst op locatie

Wie zich aanmeldt, ontvangt een bevestiging met het e-ticket. Dat ticket draagt dezelfde stijl als de eventwebsite; hoe belangrijk dat is lees je in het artikel over het e-ticket als eerste merkmoment. Op de eventdag wordt het gescand bij de ingang, waarna de badge volgt in dezelfde vormgeving.

Voor marketing en communicatie betekent dat één doorlopende beleving en weinig operationeel gedoe. Activo regelt de techniek, de registratie en de ontvangst op locatie, sinds 1997 voor zakelijke events en congressen.

Veelgestelde vragen over een eventwebsite in huisstijl